మీ సమావేశాలను సురక్షితంగా మరియు ఇబ్బంది లేకుండా ఉంచడానికి వేచి ఉండే గదులను కలిగి ఉండండి
వర్చువల్ కాన్ఫరెన్సింగ్ ఎకోసిస్టమ్‌లో వెయిటింగ్ రూమ్‌లు అత్యంత గౌరవనీయమైన ఫీచర్. అవాంఛిత వ్యక్తులు పడిపోవడం మరియు మొత్తం మీటింగ్‌కు అంతరాయం కలిగించడం వంటి ఏవైనా భద్రతా ప్రమాదాల నుండి వారు మీ సమావేశాలను రక్షిస్తారు. ఇది ఎంత వినాశకరమైనది అనేది ఈ సంవత్సరం ప్రారంభంలో జూమ్‌బాంబింగ్‌ల ఆకృతిలో పూర్తిగా స్పష్టమైంది.
అప్పటి నుండి, అన్ని మీటింగ్ హోస్ట్‌లు, వారు ప్రొఫెషనల్ మీటింగ్‌లు లేదా క్లాస్‌లను హోస్ట్ చేస్తున్నా, వెయిటింగ్ రూమ్ యొక్క ప్రాముఖ్యతను గ్రహించారు.
వెయిటింగ్ రూమ్ అంటే ఏమిటి?
వర్చువల్ మీటింగ్ ఎకోసిస్టమ్‌లోని వెయిటింగ్ రూమ్ అనేది ఒక రకమైన బఫర్. సమావేశంలో పాల్గొనే వారందరూ మీటింగ్ రూమ్‌లోకి ప్రవేశించే ముందు దాని గుండా వెళతారు. సమావేశానికి ఎవరిని అనుమతించాలనే దానిపై మీటింగ్ హోస్ట్‌కు పూర్తి నియంత్రణ ఉంటుంది. ఈ విధంగా, ఆహ్వానించబడని అతిథులు ఎవరైనా మీటింగ్‌లోకి వెళ్లలేరు. మీరు చూడగలిగినట్లుగా, అవి అత్యంత క్రియాత్మకమైనవి మరియు మీ సమావేశాలను రక్షించడానికి అవసరమైనవి.
Webexలో వేచి ఉండే గదిని ఎలా ఉపయోగించాలి
Webex వినియోగదారులు మీటింగ్‌లలో ఎప్పటికీ వెయిటింగ్ రూమ్ లేదా లాబీ కోసం అడుగుతున్నారు, ఇందులో పాల్గొనేవారు మీటింగ్‌లో చేరడానికి ముందు వేచి ఉండగలరు. మునుపు, మీరు వ్యక్తిగత సమావేశ గదులలో వేచి ఉండే గదిని కలిగి ఉండవచ్చు, కానీ షెడ్యూల్ చేయబడిన సమావేశాలలో కాదు. కానీ Webex Meeting వెర్షన్ 40.9 దానిని మార్చింది.
వ్యక్తిగత సమావేశ గదిలో వేచి ఉండే గదిని ఎలా ఉపయోగించాలి
ప్రతి Webex వినియోగదారు Webexలో వ్యక్తిగత సమావేశ గదిని కలిగి ఉంటారు, అది అనుకూలీకరించదగిన లింక్‌ను కలిగి ఉంటుంది మరియు ఎప్పటికీ గడువు ముగియదు. ఇది మీకు మాత్రమే ప్రత్యేకమైనది మరియు ఎల్లప్పుడూ అందుబాటులో ఉంటుంది; మీరు దానిని ఉపయోగించడానికి ముందుగా బుక్ చేయవలసిన అవసరం లేదు. Webexలో మీరు కలిగి ఉన్న అన్ని ఆకస్మిక సమావేశాలు ఈ వ్యక్తిగత సమావేశ గదిలో జరుగుతాయి.
ఇప్పుడు, డిఫాల్ట్‌గా, వ్యక్తిగత గదిలోని సమావేశాలకు వెయిటింగ్ రూమ్ కూడా ఉండదు. కానీ మీరు సెట్టింగులను ఒకటి ఉండేలా కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు. Webex సమావేశాలను లాక్ చేయడానికి ఎంపికను కలిగి ఉంది. మీటింగ్ లాక్ చేయబడినప్పుడు, అందులో చేరడానికి ప్రయత్నించే ఎవరైనా పాల్గొనేవారు బదులుగా లాబీలోకి ప్రవేశిస్తారు. హోస్ట్ వారు కోరుకుంటే వారిని లోపలికి అనుమతించవచ్చు.
వ్యక్తిగత గది సమావేశాన్ని లాక్ చేయడానికి, మీటింగ్ టూల్‌బార్‌కి వెళ్లి, 'మరిన్ని ఎంపికలు' (మూడు-చుక్కల మెను) చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేయండి.
ఆపై, మెను నుండి 'లాక్ మీటింగ్' ఎంపిక కోసం టోగుల్‌ను ఆన్ చేయండి.
మీరు మీటింగ్‌ను లాక్ చేసిన తర్వాత చేరిన ఎవరైనా పాల్గొనేవారు లాబీలో వేచి ఉండాలి. లాబీలో పాల్గొనేవారు వేచి ఉన్నారని మీ స్క్రీన్‌పై మీకు నోటిఫికేషన్ వస్తుంది. జాబితాను వీక్షించడానికి దానిపై క్లిక్ చేయండి.
మీరు వారందరినీ ఎంచుకోవడం ద్వారా ఒకే క్లిక్‌తో వారందరినీ అంగీకరించవచ్చు లేదా మీరు అనుమతించదలిచిన పాల్గొనేవారిని మాత్రమే అనుమతించవచ్చు. పాల్గొనేవారిని ఎంచుకుని, 'అడ్మిట్' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
ఇప్పుడు, మీరు లాక్ చేయాలనుకుంటున్న ప్రతి వ్యక్తిగత గది సమావేశానికి మీరు దీన్ని చేయాల్సి ఉంటుంది. కానీ మీరు మీటింగ్‌లో మొదటి వ్యక్తి అవుతారని పరిగణనలోకి తీసుకుంటే అది ఆకస్మికంగా ఉంది, ఇది అంత సమస్య కాదు. ప్రతి సమావేశంలో వేచి ఉండే గదిని కోరుకోని వ్యక్తుల కోసం ఈ పరిష్కారం సరైనది.
కానీ అన్ని సమావేశాలలో డిఫాల్ట్‌గా వెయిటింగ్ రూమ్ ఫంక్షనాలిటీని కోరుకునే వ్యక్తుల కోసం, మరొక మార్గం ఉంది. ఈ చిన్న సెట్టింగ్‌ని కాన్ఫిగర్ చేయడం వలన ప్రతి వ్యక్తిగత గది మీటింగ్ ప్రారంభమైన వెంటనే అది ఆటోమేటిక్‌గా లాక్ చేయబడుతుంది.
webex.comకి వెళ్లి, మీ Webex మీటింగ్ స్పేస్‌కి లాగిన్ చేయండి. ఎడమ వైపున ఉన్న నావిగేషన్ మెను నుండి, 'ప్రాధాన్యతలు' క్లిక్ చేయండి.
ఆపై, 'నా వ్యక్తిగత గది'కి వెళ్లండి.
మీ వ్యక్తిగత గది సెట్టింగ్‌లు తెరవబడతాయి. 'ఆటోమేటిక్ లాక్' సెట్టింగ్‌కి క్రిందికి స్క్రోల్ చేయండి. ఆపై దాన్ని ఎంచుకోవడానికి పక్కన ఉన్న చెక్‌బాక్స్‌పై క్లిక్ చేయండి.
మీరు దీన్ని ఎంచుకున్నప్పుడు, సమయం కోసం డ్రాప్-డౌన్ మెను క్లిక్ చేయదగినదిగా మారుతుంది. దానిపై క్లిక్ చేసి, ఎంపికల నుండి '0' ఎంచుకోండి.
అప్పుడు 'సేవ్' బటన్ క్లిక్ చేయండి.
ఇప్పుడు మీ అన్ని వ్యక్తిగత సమావేశ గదులు డిఫాల్ట్‌గా వేచి ఉండే గదిని కలిగి ఉంటాయి.
గమనిక: లాక్ చేయబడిన మీటింగ్‌లో లాబీ నుండి వ్యక్తులను అనుమతించడానికి, మీరు Webex Meetings డెస్క్‌టాప్ యాప్, Webex Teams డెస్క్‌టాప్ యాప్ లేదా Cisco Webex క్లౌడ్ రిజిస్టర్డ్ రూమ్ లేదా డెస్క్ పరికరాన్ని ఉపయోగించాలి. లేకపోతే, మీరు మీటింగ్‌ను అన్‌లాక్ చేయకుండానే వ్యక్తులను అనుమతించలేరు.
షెడ్యూల్ చేయబడిన మీటింగ్‌తో వెయిటింగ్ రూమ్‌ని ఎలా ఉపయోగించాలి
షెడ్యూల్ చేయబడిన సమావేశాల కోసం, వెయిటింగ్ రూమ్ కలిగి ఉండటం చాలా ముఖ్యం. ఇతర పార్టిసిపెంట్‌లు హోస్ట్ కంటే ముందే వచ్చినట్లయితే, వారు వెయిటింగ్ రూమ్‌లో ఉండాలి, అక్కడ నుండి హోస్ట్ వారిని లోపలికి అనుమతించవచ్చు.
కానీ ఇంతకు ముందు, మీరు Webexలో షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశంలో ఈ వెయిటింగ్ రూమ్ కార్యాచరణను కలిగి ఉండలేరు. మీటింగ్ లాక్ చేయబడితే హోస్ట్‌కు ముందు వచ్చిన ఎవరైనా పాల్గొనేవారు సమావేశంలో చేరలేరు. హోస్ట్ వచ్చిన తర్వాత వారు రిఫ్రెష్ చేసి, మీటింగ్‌లో మళ్లీ చేరడానికి ప్రయత్నించాలి. మీరు ఊహిస్తున్నట్లుగా, ఇది అస్సలు సహజమైనది కాదు. మీటింగ్‌కి హోస్ట్ రాక గురించి పార్టిసిపెంట్ ఎలా తెలుసుకోవాలి?
కానీ Webex 40.9 నుండి, మీరు షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాలలో అతిథుల కోసం వేచి ఉండే గదిని కలిగి ఉండవచ్చు. అతిథులు అంటే వారి Webex ఖాతాలకు సైన్ ఇన్ చేయని వినియోగదారులు లేదా మీ సైట్‌లో Webex ఖాతా లేని బాహ్య వినియోగదారులు. కాబట్టి హోస్ట్ కంటే ముందుగా వచ్చే అతిథులు ఎవరైనా సమావేశ గదిలో వేచి ఉండవలసి ఉంటుంది. కానీ హోస్ట్ కంటే ముందు వచ్చిన ఏదైనా సంస్థ సభ్యులు నేరుగా చేరగలరు.
webex.comకి వెళ్లి మీ మీటింగ్ స్పేస్‌కి లాగిన్ చేయండి. ఆపై, ఎడమ వైపున ఉన్న నావిగేషన్ మెను నుండి ‘మీటింగ్‌లు’కి వెళ్లండి.
కొత్త సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయడానికి 'షెడ్యూల్' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
లేదా మీరు కొత్త సెట్టింగ్‌లతో గతంలో షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాన్ని కూడా సవరించవచ్చు. సమావేశాన్ని తెరిచి, 'సవరించు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
ఆపై, మీటింగ్‌ను షెడ్యూల్ చేసిన తర్వాత, క్రిందికి స్క్రోల్ చేసి, 'అధునాతన ఎంపికలను చూపు' క్లిక్ చేయండి.
కొన్ని ఎంపికలు దాని క్రింద విస్తరించబడతాయి. 'షెడ్యూలింగ్ ఎంపికలు'పై క్లిక్ చేయండి.
షెడ్యూలింగ్ ఎంపికలలో, 'అన్‌లాక్ చేయబడిన సమావేశాలు'కి వెళ్లండి. ఈ ఎంపిక కోసం డిఫాల్ట్ సెట్టింగ్ ‘అతిథులు మీటింగ్‌లో చేరవచ్చు’కి సెట్ చేయబడింది. దీన్ని ఎంచుకోవడానికి ‘అతిథులు హోస్ట్ వారిని అంగీకరించే వరకు లాబీలో వేచి ఉండండి’ కోసం రేడియో బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
ఇప్పుడు, మీ వ్యక్తిగత సమావేశ గది సెట్టింగ్‌ల మాదిరిగానే, మీరు ‘ఆటోమేటిక్ లాక్’ ఎంపికను చూస్తారు. వ్యక్తిగత మీటింగ్ రూమ్‌ల మాదిరిగానే వెయిటింగ్ రూమ్‌ని ఎనేబుల్ చేయడానికి మీరు మీటింగ్‌ను ఎందుకు లాక్ చేయలేరు అని మీరు ఆశ్చర్యానికి దారితీయవచ్చు.
మునుపటి సెట్టింగ్‌ను ప్రారంభించకుండా సమావేశాన్ని లాక్ చేయడం వలన హోస్ట్ కంటే ముందుగా వచ్చే అతిథుల కోసం వేచి ఉండే గది ఏర్పడదు. బదులుగా, వారు నేరుగా మీటింగ్‌లోకి ప్రవేశిస్తారు. కాబట్టి మునుపటి ఎంపికను ప్రారంభించడం ముఖ్యం. కానీ మీరు మీటింగ్‌లో చేరే వరకు మాత్రమే ఇది వేచి ఉండే గదిని సృష్టిస్తుందని గుర్తుంచుకోవడం కూడా ముఖ్యం. తర్వాత వేచి ఉండే గదిని సృష్టించడానికి, మీరు సమావేశాన్ని లాక్ చేయాలి.
ఇప్పుడు, మీరు మీటింగ్‌ని షెడ్యూల్ చేస్తున్నప్పుడు ‘ఆటోమేటిక్ లాక్’ని ఎనేబుల్ చేయవచ్చు లేదా మీరు మీటింగ్‌లో చేరిన తర్వాత మీటింగ్ టూల్‌బార్ నుండి మీటింగ్‌ను లాక్ చేయవచ్చు; ఇది పూర్తిగా మీ ఇష్టం. సమావేశం లాక్ చేయబడిన తర్వాత, పాల్గొనేవారు, అతిథులు మరియు సంస్థ సభ్యులు అందరూ వెయిటింగ్ రూమ్ గుండా వెళ్ళవలసి ఉంటుంది.
చివరగా, 'సేవ్' లేదా 'షెడ్యూల్' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
షెడ్యూల్ చేయబడిన మీటింగ్‌ల కోసం, ప్రతి మీటింగ్ కోసం వెయిటింగ్ రూమ్‌ని క్రియేట్ చేసే సాధారణ ఎంపిక ఏదీ లేదు. మీరు షెడ్యూల్ చేసిన ప్రతి సమావేశానికి మీరు ఈ దశలను అనుసరించాలి.
ఏదైనా ప్రమాదాలను నివారించడానికి వర్చువల్ సమావేశంలో వేచి ఉండే గదులు చాలా ముఖ్యమైనవి. మరియు మీరు Webex సమావేశాలలో వేచి ఉండే గదిని కలిగి ఉన్నప్పటికీ, మెకానిక్స్ అంత సులభం మరియు సూటిగా ఉండదు. కానీ మీరు ఎలా చేయాలో తెలుసుకున్న తర్వాత, మీ సమావేశాలు ఎంత సురక్షితంగా ఉంటాయో మీరు నిర్ధారించుకోవచ్చు.