షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ ముఖ్యమైన డేటాను హైలైట్ చేయడానికి మరియు నిర్దిష్ట ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉండే సెల్‌లకు నిర్దిష్ట ఫార్మాటింగ్‌ని వర్తింపజేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
Excel యొక్క షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ అనేది ఒక షరతు (లేదా ప్రమాణాలు) ఆధారంగా కణాల ఆకృతిని మార్చడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే శక్తివంతమైన లక్షణం. షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో నిల్వ చేయబడిన డేటాను హైలైట్ చేయడం, నొక్కి చెప్పడం లేదా వేరు చేయడంలో సహాయపడుతుంది.
అన్ని షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ నియమాలు సాధారణ తర్కంపై ఆధారపడి ఉంటాయి: షరతులు నిజమైతే, నిర్దిష్ట ఫార్మాటింగ్ వర్తించబడుతుంది; షరతులు తప్పు అయితే, ఫార్మాటింగ్ వర్తించదు.
షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ డేటాసెట్‌లోని ముఖ్యమైన డేటాను హైలైట్ చేయడంలో, క్రమరాహిత్యాలను నొక్కి చెప్పడం మరియు డేటా బార్‌లు, రంగులు మరియు ఐకాన్ సెట్‌లను ఉపయోగించి డేటాను దృశ్యమానం చేయడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. ఈ ట్యుటోరియల్‌లో, షరతు ఆధారంగా సెల్‌లు లేదా సెల్‌ల పరిధులను హైలైట్ చేయడానికి షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ను ఎలా వర్తింపజేయాలో మేము విశ్లేషిస్తాము.
ఎక్సెల్ షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ను ఎలా దరఖాస్తు చేయాలి
ఉదాహరణకు, అనేక వస్తువులు మరియు స్టాక్‌లో ఉన్న వాటి పరిమాణంతో కూడిన పెద్ద జాబితా జాబితాను నిర్వహించే బాధ్యత మీపై ఉంది. మరియు ఒక నిర్దిష్ట వస్తువు యొక్క స్టాక్ పరిమాణం దిగువకు వెళితే, 50 అని చెప్పండి, మీరు దానిని తెలుసుకోవడం ముఖ్యం, కాబట్టి మీరు దాన్ని రీస్టాక్ చేయవచ్చు.
ఆ ఇన్వెంటరీ జాబితాలో వందలాది అడ్డు వరుసలు ఉన్న డేటాసెట్ ఉంటే, ఆ నిలువు వరుసలో '50' కంటే తక్కువ సంఖ్యలు ఏమైనా ఉన్నాయో లేదో చూడటానికి వరుసగా శోధించడం అంత ప్రభావవంతంగా ఉండదు. అక్కడ షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ ఫీచర్ ఉపయోగపడుతుంది. మీ మౌస్‌తో కొన్ని క్లిక్‌లతో, మీరు '50' కంటే తక్కువ ఉన్న నిలువు వరుసలోని అన్ని విలువలను హైలైట్ చేయవచ్చు.
హైలైట్ నియమాలతో షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్
మా ఉదాహరణలో, మేము కొన్ని ఉత్పత్తుల విక్రయ రికార్డులను కలిగి ఉన్న వర్క్‌షీట్‌ని కలిగి ఉన్నాము. మేము విక్రయాలలో 500 కంటే తక్కువ మొత్తాన్ని హైలైట్ చేయాలనుకుంటున్నాము.
అలా చేయడానికి, ముందుగా మీరు నియమాన్ని (షరతు) వర్తింపజేయాలనుకుంటున్న సెల్ పరిధిని ఎంచుకోండి. మా ఉదాహరణలో, మేము ‘మొత్తం’ నిలువు వరుసలో 500 కంటే తక్కువ ఉన్న మొత్తాన్ని హైలైట్ చేయాలనుకుంటున్నాము, కాబట్టి కాలమ్ Dని ఎంచుకోండి. మీరు సెల్‌ల పరిధిలో లేదా బహుళ సెల్ పరిధులలో లేదా మొత్తం షీట్‌లో కూడా విలువలను హైలైట్ చేయవచ్చు.
ఆపై 'హోమ్' ట్యాబ్‌కు వెళ్లి, 'షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్' క్లిక్ చేయండి. డ్రాప్-డౌన్ నుండి 'హైలైట్ సెల్స్ రూల్స్' ఎంచుకోండి మరియు మేము 500 కంటే తక్కువ విలువలను కనుగొనాలనుకుంటున్నాము కాబట్టి, 'తక్కువ కంటే తక్కువ' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి. Excel ఏడు ప్రీసెట్ హైలైట్ నియమాలను అందిస్తుంది. డేటాను హైలైట్ చేయడానికి మీరు వాటిలో దేనినైనా ఉపయోగించవచ్చు.
తరువాత, 'తక్కువ' డైలాగ్ బాక్స్ కనిపిస్తుంది. అందులో, ‘కంటే తక్కువ ఉన్న ఫార్మాట్ సెల్‌లు’ పెట్టెలో ‘500’ అని నమోదు చేసి, దాని ప్రక్కన ఉన్న డ్రాప్-డౌన్‌లో హైలైట్ కోసం ఫార్మాటింగ్‌ని ఎంచుకోండి.
ఇప్పుడు, వాటి విలువలలో 500 కంటే తక్కువ ఉన్న సెల్‌లు ఎంచుకున్న ఫార్మాటింగ్‌లో హైలైట్ చేయబడతాయి.
నిర్దిష్ట టెక్స్ట్ స్ట్రింగ్‌ని కలిగి ఉన్న విలువలను ఎలా హైలైట్ చేయాలో చూద్దాం. కింది ఉదాహరణలో, మేము న్యూ సౌత్ వేల్స్ (NSW) నుండి ఉద్యోగులందరినీ హైలైట్ చేయాలనుకుంటున్నాము.
అలా చేయడానికి, హోమ్ ట్యాబ్‌కు వెళ్లండి –> షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణ –> సెల్స్ నియమాలను హైలైట్ చేయండి –> టెక్స్ట్ కలిగి ఉంటుంది.
డూప్లికేట్ విలువలు, తేదీలు, వాటి కంటే ఎక్కువ, సమానం లేదా వాటి మధ్య విలువలను హైలైట్ చేయడానికి మీరు ‘హైలైట్ సెల్స్ రూల్స్’ క్షితిజ సమాంతర డ్రాప్-డౌన్ మెనులో ఇతర ఎంపికలను ఉపయోగించవచ్చు.
డైలాగ్ బాక్స్‌ని కలిగి ఉన్న టెక్స్ట్‌లో, బాక్స్‌లో ‘NSW’ ఎంటర్ చేసి, ఫార్మాటింగ్‌ని ఎంచుకుని, ‘సరే’ క్లిక్ చేయండి.
ఫలితం:
ఎగువ/దిగువ నిబంధనలతో షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్
ఎక్సెల్‌లో అందుబాటులో ఉన్న మరొక సహాయక అంతర్నిర్మిత ప్రీసెట్ షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ నియమాలు టాప్/బాటమ్ రూల్స్. ఈ నియమాలు ఎగువ (n) అంశాల సంఖ్య, ఎగువ (n) శాతం సంఖ్య, దిగువ (n) అంశాల సంఖ్య, దిగువ (n) శాతం సంఖ్య లేదా పైన ఉన్న సెల్ విలువలపై దృష్టిని ఆకర్షించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి సగటు లేదా సగటు కంటే తక్కువ.
మీరు స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో విద్యార్థి మార్క్ రికార్డ్‌ని కలిగి ఉన్నారని అనుకుందాం మరియు మీరు ఆ జాబితా నుండి టాప్ 10 ప్రదర్శనకారులను (టాప్ 10 ర్యాంక్‌లు) కనుగొనాలనుకుంటున్నారు. షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌తో, మీరు టాప్ 10 మార్కులు లేదా టాప్ 15 లేదా ఏదైనా (n) టాప్ ఐటెమ్‌ల సంఖ్యను హైలైట్ చేయవచ్చు. సెల్‌ల పరిధిలో టాప్ 10 ఐటెమ్‌లను హైలైట్ చేయడానికి, ముందుగా, టేబుల్‌లోని పరిధిని (మొత్తం) ఎంచుకోండి.
తర్వాత, ‘షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్’కి వెళ్లి, ‘టాప్/బాటమ్ రూల్స్’ విస్తరించి, ‘టాప్ 10 ఐటెమ్‌లు..’ ఆప్షన్‌ని ఎంచుకోండి.
'టాప్ 10 ఐటెమ్‌లు' డైలాగ్ బాక్స్‌లో, ఎడమ ఫీల్డ్‌లో చిన్న బాణాలను ఉపయోగించి ర్యాంక్‌ల సంఖ్యను మార్చండి. మీరు మీ మార్క్ లిస్ట్‌లోని టాప్ 20 ర్యాంక్‌లను (మొత్తం మార్క్) హైలైట్ చేయాలనుకుంటే, ఆ సంఖ్యను 20కి సెట్ చేయండి. డిఫాల్ట్ ఇప్పటికే 10, కాబట్టి మేము దానిని ఉంచుతాము. కుడి ఫీల్డ్‌లో సెల్ ఫార్మాటింగ్‌ని ఎంచుకుని, 'సరే' క్లిక్ చేయండి
దిగువ చూపిన విధంగా 'మొత్తం' నిలువు వరుస నుండి టాప్ 10 మార్కులు హైలైట్ చేయబడ్డాయి.
అదే మార్క్ షీట్‌లోని ‘పరీక్ష 1’ కాలమ్‌లో మీరు సగటు కంటే తక్కువ మార్కులను కనుగొనాలనుకుంటున్నారని అనుకుందాం. అలా చేయడానికి, హోమ్ ట్యాబ్‌కు వెళ్లండి –>షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణ –>ఎగువ/దిగువ నియమాలు –>సగటు దిగువన.
మీరు ముందే నిర్వచించిన షరతుల్లో ఒకదాన్ని ఎంచుకోవడానికి బదులుగా మీ స్వంత షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణను సెటప్ చేయవచ్చు. మీ స్వంత ఫార్మాటింగ్‌ని సృష్టించడానికి, 'బిలో యావరేజ్' విండోలో 'కస్టమ్ ఫార్మాట్' ఎంపికను ఎంచుకోండి.
కొత్త ఫార్మాట్ సెల్స్ విండో తెరవబడుతుంది, ఇక్కడ మీరు మీ ఫార్మాటింగ్ సెల్‌లను అనుకూలీకరించవచ్చు. దిగువ-సగటు మార్కులను హైలైట్ చేయడానికి మేము నారింజ రంగును ఎంచుకుంటున్నాము. ఒకసారి, మీరు పూర్తి చేసిన ఫలితాన్ని చూడటానికి రెండుసార్లు 'సరే' క్లిక్ చేయండి.
ఫలితం:
డేటా బార్‌లను వర్తింపజేయండి
డేటా బార్‌లు మీ సెల్‌లలో కేవలం క్షితిజ సమాంతర బార్‌లు. బార్ యొక్క పరిమాణం ఎంచుకున్న పరిధిలోని ఇతర కణాల విలువకు సంబంధించి సెల్ విలువకు సంబంధించి ఉంటుంది. అంటే ఇతర సెల్ విలువలతో పోలిస్తే షార్ట్ బార్ విలువ తక్కువగా ఉంటుంది మరియు లాంగ్ బార్ అంటే ఇతర సెల్ విలువలతో పోలిస్తే విలువ ఎక్కువగా ఉంటుంది.
ముందుగా, మీరు డేటా బార్‌లతో దృశ్యమానం చేయాలనుకుంటున్న సెల్‌ల పరిధిని ఎంచుకోండి.
తర్వాత, 'హోమ్' ట్యాబ్‌లోని 'షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్'కి వెళ్లి, డ్రాప్-డౌన్‌లో 'డేటా బార్‌లను' విస్తరించండి మరియు మీ ఎంపిక డేటా బార్‌ను ఎంచుకోండి.
డేటా బార్ ఫార్మాట్ మరియు ఇతర ఫార్మాట్‌ల మధ్య వ్యత్యాసం ఏమిటంటే ఇది నిర్దిష్ట షరతుకు అనుగుణంగా కాకుండా అన్ని సెల్‌లపై చూపుతుంది.
రంగు ప్రమాణాలను వర్తింపజేయండి
రంగు ప్రమాణాలు డేటా బార్‌లకు చాలా పోలి ఉంటాయి, ఎందుకంటే అవి రెండూ వ్యక్తిగత సెల్ విలువను ఎంచుకున్న పరిధిలోని ఇతర సెల్‌ల విలువకు పరస్పర సంబంధం కలిగి ఉంటాయి. ఏది ఏమైనప్పటికీ, డేటా బార్‌లు సెల్ విలువను బార్ యొక్క పొడవు ద్వారా దృశ్యమానం చేస్తాయి, అయితే రంగు ప్రమాణాలు రంగు ప్రవణతలతో చేస్తాయి.
ప్రతి రంగు స్కేల్ ఎంపిక రెండు లేదా మూడు-రంగు ప్రవణత నమూనాలను ఉపయోగిస్తుంది. ఒక రంగు అత్యధిక విలువలకు కేటాయించబడుతుంది, మరొక రంగు అత్యల్ప విలువలకు కేటాయించబడుతుంది మరియు మధ్యలో ఉన్న అన్ని ఇతర విలువలు ఆ రెండు రంగుల మిశ్రమాన్ని పొందుతాయి.
దీని కోసం, మేము డేటా బార్‌ల కోసం ఉపయోగించిన అదే ఉదాహరణను ఉపయోగిస్తాము. సెల్ పరిధిని ఎంచుకోండి, హోమ్ –> షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ –> రంగు ప్రమాణాలకు వెళ్లండి. ఆపై, కలర్ స్కేల్స్ క్షితిజ సమాంతర డ్రాప్‌డౌన్ మెను నుండి రంగు పరిధిని ఎంచుకోండి.
మేము మొదటి రంగు పరిధిని ఎంచుకున్నప్పుడు, ఎరుపు రంగు అత్యల్ప విలువకు కేటాయించబడుతుంది, ఆకుపచ్చ రంగు అత్యధిక విలువకు కేటాయించబడుతుంది మరియు మధ్యలో ఉన్న అన్ని విలువలు ఎరుపు మరియు ఆకుపచ్చ రంగుల కలయికతో (క్రింద చూపిన విధంగా) రంగులను కేటాయించబడతాయి. ఎరుపు మరియు ఆకుపచ్చ రంగులను సమాన తీవ్రతతో కలపడం ద్వారా పసుపు తయారు చేయబడినందున, సగటు విలువలు కలిగిన కణాలు దానితో కేటాయించబడతాయి.
ఐకాన్ సెట్‌లను వర్తింపజేయండి
ప్రతి సెల్‌లోని డేటాను దృశ్యమానం చేయడానికి మరియు సెల్‌లను ఒకదానితో ఒకటి పరస్పరం అనుసంధానించడానికి ఐకాన్ సెట్‌లు మరొక పద్ధతి.
సెల్‌లను ఎంచుకుని, హోమ్ –> షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్ –> ఐకాన్ సెట్‌లను క్లిక్ చేయండి. మీరు మీ అవసరానికి తగిన ఈ ఐకాన్ సెట్‌లలో దేనినైనా ఎంచుకోవచ్చు. మా ఉదాహరణ కోసం, మేము డైరెక్షనల్ కింద మొదటి ఎంపికను ఎంచుకుంటాము.
ఎరుపు, పసుపు మరియు ఆకుపచ్చ బాణాలు వరుసగా తక్కువ, మధ్య లేదా అధిక ధర గల వస్తువులను సూచిస్తాయి.
షరతులతో కూడిన ఆకృతీకరణను తీసివేయండి
షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ను తీసివేయడానికి, 'హోమ్' ట్యాబ్‌లోని 'షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్' ఎంపికకు తిరిగి వెళ్లి, 'నియమాలను క్లియర్ చేయి' క్లిక్ చేయండి. ఆపై, మీరు ఏ నియమాలను క్లియర్ చేయాలనుకుంటున్నారో ఎంచుకోండి.
మేము వర్క్‌షీట్ నుండి అన్ని షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌లను తీసివేయడానికి 'పూర్తి షీట్ నుండి నిబంధనలను క్లియర్ చేయి'ని ఎంచుకుంటాము.
ఇప్పుడు, Excel యొక్క ప్రీసెట్ కండిషన్‌తో సెల్‌లను ఫార్మాట్ చేయడానికి షరతులతో కూడిన ఫార్మాటింగ్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలో మీరు నేర్చుకున్నారు.