ఈ గైడ్ క్రమబద్ధీకరించడం మరియు వడపోత ఫీచర్‌ని ఉపయోగించి ఎక్సెల్‌లో ఎలా ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయాలో మరియు డేటాను క్రమంలో అమర్చడానికి మరియు ఫార్మాట్ చేయడానికి సూత్రాలను మీకు చూపుతుంది.
మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్సెల్ అనేది ఫైనాన్స్, సేల్స్ డేటా, కస్టమర్ సమాచారం మొదలైన ముఖ్యమైన డేటాను ఆర్గనైజ్ చేయడానికి సమర్థవంతమైన సాఫ్ట్‌వేర్. వర్క్‌షీట్‌లలో డేటాను ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయడం అనేది ఆ డేటాను త్వరగా నిర్వహించడానికి, యాక్సెస్ చేయడానికి మరియు రిఫరెన్స్ చేయడానికి ఉత్తమ మార్గాలలో ఒకటి. సెల్‌ల శ్రేణిని ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయడం అంటే ఎక్సెల్‌లో పరిధిని అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడం. డేటాను ఆరోహణ క్రమంలో లేదా అవరోహణ క్రమంలో రెండు విధాలుగా క్రమబద్ధీకరించవచ్చు.
ఉదాహరణకు, మీరు కస్టమర్ ఆర్డర్ సమాచారం యొక్క పెద్ద డేటా సెట్‌ని కలిగి ఉన్నారని మరియు మీరు నిర్దిష్ట కస్టమర్ ఆర్డర్ చరిత్రను కనుగొనాలనుకుంటున్నారని అనుకుందాం. మొత్తం జాబితా ద్వారా కలపడం చాలా పని అవుతుంది. స్క్రోలింగ్‌లో సమయం వృధా కాకుండా, మీ డేటాను త్వరగా కనుగొనడానికి మీరు మీ నిలువు వరుసలను అక్షరక్రమం చేయవచ్చు.
మీరు పని చేస్తున్న డేటాసెట్ రకాన్ని బట్టి, Excelలో డేటాను ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయడానికి మీరు వివిధ మార్గాలను ఉపయోగించవచ్చు. Excel మీరు ఒకే కాలమ్ లేదా ఒకే అడ్డు వరుస లేదా ఎంచుకున్న పరిధి లేదా మొత్తం వర్క్‌షీట్‌ను క్రమబద్ధీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది, అలాగే మీరు వాటిని క్రమబద్ధీకరించేటప్పుడు బహుళ నిలువు వరుసలు లేదా అడ్డు వరుసలను సమూహపరచడానికి ఎంపికలను అందిస్తుంది. Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లలోని అడ్డు వరుసలు లేదా నిలువు వరుసల వారీగా డేటాను ఎలా అక్షరీకరించాలో తెలుసుకుందాం.
ఎక్సెల్‌లో డేటాను ఎందుకు ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయండి
డేటాను అక్షరక్రమం చేయడం వల్ల అనేక ప్రయోజనాలు ఉంటాయి:
- ఇది డేటాను మరింత తెలివిగా చేస్తుంది మరియు చదవడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది.
- ఇది Excel డేటాషీట్‌లో నిర్దిష్ట విలువ లేదా కస్టమర్ పేరును వెతకడాన్ని వినియోగదారుకు సులభతరం చేస్తుంది.
- ఇది డూప్లికేట్ రికార్డ్‌లను దృశ్యమానంగా గుర్తించడంలో వినియోగదారుకు సహాయపడుతుంది కాబట్టి మేము డేటా ఎంట్రీ లోపాలను నిరోధించగలము.
- వినియోగదారులు నిలువు వరుసలు లేదా జాబితాలను సులభంగా సమూహపరచడానికి అనుమతిస్తుంది, తద్వారా వినియోగదారులు వాటిని పక్కపక్కనే చూడవచ్చు.
మీ సమాచారాన్ని త్వరగా క్రమబద్ధీకరించడానికి ఆల్ఫాబెటైజింగ్ (అక్షరమాల ప్రకారం క్రమబద్ధీకరించడం) సులభమైన, సాధారణ మార్గం. ఇది చాలా పెద్ద డేటాసెట్‌లకు ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది. మొత్తంగా, Excelలో డేటాను ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయడానికి 4 మార్గాలు ఉన్నాయి: A-Z లేదా Z-A బటన్, క్రమబద్ధీకరణ ఫీచర్, ఫిల్టర్ ఫంక్షన్ మరియు ఫార్ములాలు.
ఎక్సెల్‌లో కాలమ్‌ను అక్షరక్రమం చేయడం
అంతర్నిర్మిత క్రమబద్ధీకరణ లక్షణాన్ని ఉపయోగించడం ద్వారా Excelలో అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడానికి వేగవంతమైన మార్గం.
ముందుగా, డేటాసెట్‌ను కలిగి ఉన్న స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను తెరవండి. మీరు క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటున్న సెల్‌లు లేదా నిలువు వరుసను ఎంచుకోండి మరియు ఖాళీ సెల్‌లను ఎంచుకోవద్దని నిర్ధారించుకోండి. ఆపై, ‘డేటా’ ట్యాబ్‌కి వెళ్లి, ఆరోహణను క్రమబద్ధీకరించడానికి ‘A-Z’ లేదా క్రమబద్ధీకరించి, వడపోత సమూహంలో అవరోహణను క్రమబద్ధీకరించడానికి ‘Z-A’ని క్లిక్ చేయండి.
మధ్యలో ఏవైనా ఖాళీ సెల్‌లు ఉంటే, ఎక్సెల్ మొత్తం డేటా క్రమబద్ధీకరించబడిందని ఊహిస్తుంది మరియు బ్లాక్ సెల్ పైన ఆగిపోతుంది. మీరు మొత్తం నిలువు వరుసను క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటే, నిలువు వరుసలోని ఏదైనా సెల్‌ని ఎంచుకుని, పై ఎంపికను ఉపయోగించండి.
'హోమ్' ట్యాబ్‌లోని ఎడిటింగ్ విభాగంలోని 'క్రమబద్ధీకరించు మరియు ఫిల్టర్' సాధనం క్రింద కూడా అదే ఎంపికలను యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
మీరు బటన్‌ను క్లిక్ చేసిన తర్వాత, ఎక్సెల్ మీ జాబితాను వెంటనే ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయండి.
Excelలో వరుసలను ఎలా క్రమబద్ధీకరించాలి మరియు ఉంచాలి
మీరు మీ వర్క్‌షీట్‌లో ఒక నిలువు వరుసను మాత్రమే కలిగి ఉన్నట్లయితే మీరు నిలువు వరుసను సులభంగా క్రమబద్ధీకరించవచ్చు, కానీ మీ వర్క్‌షీట్‌లో మీరు క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటున్న కాలమ్ పక్కన బహుళ నిలువు వరుసలు ఉన్నప్పుడు అది కొంచెం క్లిష్టంగా ఉంటుంది. అలాగే, కొన్నిసార్లు, మేము నిలువు వరుసలను క్రమబద్ధీకరించిన తర్వాత సంబంధిత అడ్డు వరుసలను అలాగే ఉంచాల్సిన స్ప్రెడ్‌షీట్‌లపై పని చేస్తాము.
ఉదాహరణకు, మేము విద్యార్థుల మార్క్ జాబితా యొక్క స్ప్రెడ్‌షీట్‌ని కలిగి ఉంటే. మేము విద్యార్థుల పేర్ల కాలమ్‌ను అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించినప్పుడు, వాటి ప్రక్కన ఉన్న అడ్డు వరుసలలో నమోదు చేసిన మార్కులు కూడా తదనుగుణంగా తరలించాలని మేము కోరుకుంటున్నాము.
అటువంటి సందర్భాలలో, మీరు నిలువు వరుసలలో ఒకదానిని అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడానికి 'A-Z' లేదా 'Z-A' బటన్‌ను ఉపయోగించవచ్చు మరియు ఇది అడ్డు వరుసలను ఒకదానితో ఒకటి ఉంచుతూ ఇతర నిలువు వరుసలలో స్వయంచాలకంగా డేటాను అమర్చుతుంది. మరొక ఉదాహరణతో ఇది ఎలా పని చేస్తుందో చూద్దాం.
ముందుగా, మీరు ఇతర నిలువు వరుసలను క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటున్న మొదటి నిలువు వరుసను ఎంచుకోండి. ఆపై డేటాను ఒక కాలమ్‌లో క్రమబద్ధీకరించడానికి డేటా ట్యాబ్ లేదా హోమ్ ట్యాబ్ కింద 'A-Z' లేదా 'Z-A'ని ఎంచుకోండి మరియు Excel స్వయంచాలకంగా ఇతర నిలువు వరుసలను తదనుగుణంగా క్రమాన్ని మారుస్తుంది.
మీరు సార్టింగ్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసిన తర్వాత, క్రమీకరించు హెచ్చరిక డైలాగ్ విండో కనిపిస్తుంది. 'ఎంపికను విస్తరించు' కోసం రేడియో బటన్‌ను ఎంచుకుని, 'క్రమీకరించు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
ఇది ఏ డేటా (క్రింద చూపిన విధంగా) సరిపోలకుండా నిలువు వరుసలను క్రమబద్ధీకరించేటప్పుడు అడ్డు వరుసలను కలిపి ఉంచుతుంది.
మీరు 'ప్రస్తుత ఎంపికతో కొనసాగించు' ఎంపికను ఎంచుకుంటే, ఎక్సెల్ ఎంచుకున్న కాలమ్‌ను మాత్రమే క్రమబద్ధీకరిస్తుంది.
బహుళ నిలువు వరుసల ద్వారా అక్షర క్రమంలో ఎలా క్రమబద్ధీకరించాలి
మీరు ఒకటి కంటే ఎక్కువ కాలమ్‌ల ద్వారా డేటాసెట్‌ను అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటే, మీరు దానిని Excel యొక్క క్రమబద్ధీకరణ ఫీచర్‌తో చేయవచ్చు.
ఉదాహరణకు, మేము కింది పట్టికను మొదట దేశం వారీగా, ఆపై మొదటి పేరు ద్వారా అక్షర క్రమంలో అమర్చాలనుకుంటున్నాము:
మొదట, మీరు ఆల్ఫాబెటైజింగ్ ద్వారా క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటున్న మొత్తం పట్టికను ఎంచుకుని, ఆపై 'డేటా' ట్యాబ్‌కి వెళ్లి, క్రమీకరించు మరియు ఫిల్టర్ సమూహంలో, 'క్రమీకరించు'పై క్లిక్ చేయండి.
లేదా 'హోమ్' ట్యాబ్‌లోని ఎడిటింగ్ విభాగంలో 'క్రమీకరించు & ఫిల్టర్' చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేసి, అదే ఫీచర్‌ను యాక్సెస్ చేయడానికి 'అనుకూల క్రమబద్ధీకరణ'ని ఎంచుకోండి.
క్రమీకరించు డైలాగ్ బాక్స్ చూపబడుతుంది మరియు పట్టిక క్రమబద్ధీకరించబడే మొదటి నిలువు వరుసను (పరామితి) చూపుతుంది. 'క్రమబద్ధీకరించు' డ్రాప్‌డౌన్ బాక్స్‌లో, మీరు ముందుగా డేటాను అక్షరీకరించాలనుకుంటున్న ప్రాథమిక నిలువు వరుసను ఎంచుకోండి, మా విషయంలో 'దేశం' మరియు 'ఆర్డర్' డ్రాప్‌డౌన్‌లో 'A నుండి Z' లేదా 'Z నుండి A' వరకు ఎంచుకోండి. .
ఆపై, రెండవ సార్టింగ్ స్థాయిని జోడించడానికి 'స్థాయిని జోడించు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. మీరు ‘క్రమబద్ధీకరించు’ పెట్టెలో డేటాను అక్షరక్రమం చేయాలనుకుంటున్న రెండవ నిలువు వరుసను (మా సందర్భంలో మొదటి పేరు) ఎంచుకోండి మరియు ‘A నుండి Z’ లేదా ‘Z నుండి A’ వరకు ఎంచుకోండి. మీ టేబుల్ పైన హెడర్‌లు ఉంటే, 'నా డేటా హెడర్‌లను కలిగి ఉంది' చెక్‌బాక్స్‌ని చెక్ చేయండి, తద్వారా వాటిని క్రమబద్ధీకరించేటప్పుడు హెడర్‌లను దాటవేయవచ్చు. అవసరమైతే మరిన్ని క్రమబద్ధీకరణ స్థాయిలను జోడించి, 'సరే' క్లిక్ చేయండి.
పట్టిక అక్షర క్రమంలో అమర్చబడింది: మొదట దేశం వారీగా, ఆపై మొదటి పేరు క్రింద చూపిన విధంగా.
ఎక్సెల్‌లో వరుసలను అక్షర క్రమంలో ఎలా క్రమబద్ధీకరించాలి
కొన్నిసార్లు మీరు నిలువు వరుసల కంటే Excelలో అడ్డు వరుసలను అక్షరక్రమం చేయాలనుకోవచ్చు. ఎక్సెల్ యొక్క క్రమబద్ధీకరణ లక్షణాన్ని ఉపయోగించడం ద్వారా ఇది చేయవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు స్ప్రెడ్‌షీట్‌ని కలిగి ఉన్నారని అనుకుందాం, ఇక్కడ మొదటి-వరుస కాలమ్ B నుండి T వరకు వివిధ రిటైల్ రకాల్లో అందుబాటులో ఉన్న స్టోర్‌ల సంఖ్య మరియు కాలమ్ A రిటైలర్ రకాన్ని కలిగి ఉన్న నగర పేర్లను కలిగి ఉంటుంది. వివిధ రీటైలర్ వర్గాలలో ప్రతి నగరంలో ఎన్ని దుకాణాలను ట్రాక్ చేయడానికి సెల్‌లు ఉపయోగించబడతాయి.
ముందుగా, మీరు ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయాలనుకుంటున్న అన్ని అడ్డు వరుసలను ఎంచుకోండి; మీరు అడ్డు వరుస లేబుల్‌లను తరలించకూడదనుకుంటే, వాటిని మీ ఎంపిక నుండి వదిలివేయండి. ఇప్పుడు, 'డేటా' ట్యాబ్‌కు నావిగేట్ చేయండి మరియు క్రమీకరించు మరియు ఫిల్టర్ సమూహంలో 'క్రమీకరించు' క్లిక్ చేయండి.
క్రమీకరించు డైలాగ్ బాక్స్‌లో, 'ఐచ్ఛికాలు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
మరొక చిన్న డైలాగ్ బాక్స్ కనిపిస్తుంది, మీకు 'ఎడమ నుండి కుడికి క్రమబద్ధీకరించు' లేదా 'పై నుండి క్రిందికి క్రమీకరించు' ఎంచుకోవడానికి ఎంపికను ఇస్తుంది. బదులుగా అడ్డు వరుసల వారీగా అక్షరక్రమం చేయడానికి 'ఎడమ నుండి కుడికి క్రమబద్ధీకరించు' ఎంపికను ఎంచుకుని, క్రమబద్ధీకరించు డైలాగ్ బాక్స్‌కు తిరిగి రావడానికి 'సరే' క్లిక్ చేయండి.
ఇప్పుడు, మీరు 'క్రమబద్ధీకరించు' డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలో (ఈ ఉదాహరణలో వరుస 1) అక్షరక్రమం చేయాలనుకుంటున్న వరుసను ఎంచుకోండి. ఇతర ఫీల్డ్‌లో, సెల్ విలువలను ‘సార్ట్ ఆన్’ బాక్స్‌లో ఉంచండి మరియు ఆర్డర్ బాక్స్‌లో ‘A నుండి Z’ (ఆరోహణ క్రమం) ఎంచుకోండి. అప్పుడు, డైలాగ్ బాక్స్‌ను మూసివేయడానికి 'సరే' క్లిక్ చేయండి.
ఇప్పుడు, మా పట్టికలోని మొదటి అడ్డు వరుస అక్షర (ఆరోహణ) క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించబడింది మరియు మిగిలిన అడ్డు వరుసలు దిగువ చూపిన విధంగా తిరిగి అమర్చబడతాయి.
ఫిల్టర్‌ని ఉపయోగించి కాలమ్‌ను అక్షర క్రమంలో ఎలా క్రమబద్ధీకరించాలి
ఫిల్టర్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించడం ద్వారా Excelలో అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడానికి మరొక శీఘ్ర మార్గం. మీరు నిలువు వరుసలకు ఫిల్టర్‌లను వర్తింపజేసిన తర్వాత, అన్ని నిలువు వరుసల కోసం సార్టింగ్ ఎంపికలను కేవలం ఒక మౌస్ క్లిక్‌తో యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
నిలువు వరుసలకు ఫిల్టర్‌ను జోడించడానికి, ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ నిలువు వరుసలను ఎంచుకుని, 'డేటా' ట్యాబ్‌లోని క్రమీకరించు & ఫిల్టర్ సమూహంలో 'ఫిల్టర్' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి. మీరు ఫిల్టర్‌ని మొత్తం టేబుల్‌కి వర్తింపజేయాలనుకుంటే, టేబుల్‌లోని ఏదైనా సెల్‌ని ఎంచుకుని, 'ఫిల్టర్' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి.
మీరు 'హోమ్' ట్యాబ్ యొక్క ఎడిటింగ్ గ్రూప్‌లోని 'క్రమీకరించు మరియు ఫిల్టర్' సాధనాన్ని క్లిక్ చేసి, 'ఫిల్టర్'ని ఎంచుకోవడం ద్వారా కూడా ఫిల్టర్ ఎంపికను యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
ప్రతి నిలువు వరుస హెడర్‌లలో చిన్న డ్రాప్-డౌన్ బాణం కనిపిస్తుంది. మీరు అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటున్న ఏదైనా నిలువు వరుస యొక్క బాణంపై క్లిక్ చేసి, 'A నుండి Z వరకు క్రమీకరించు' లేదా 'Z నుండి Aకి క్రమీకరించు' ఎంచుకోండి.
ఇది మీరు ఎంచుకున్న అక్షర క్రమంలో మీకు కావలసిన నిలువు వరుసను అమర్చుతుంది మరియు మీరు ‘A నుండి Z వరకు క్రమీకరించు’ ఎంచుకుంటే, క్రమబద్ధీకరణ క్రమాన్ని (ఆరోహణ) సూచిస్తూ ఫిల్టర్ బటన్‌పై చిన్న పైకి బాణం కనిపిస్తుంది.
కస్టమ్ ఆర్డర్‌లో అధునాతన సార్టింగ్
అక్షరక్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడం ప్రతి అక్షరక్రమ డేటాకు అనువైనది కాదు. కొన్నిసార్లు, డేటాను అక్షరక్రమం చేయవచ్చు, కానీ దానిని క్రమబద్ధీకరించడానికి ఇది అత్యంత ప్రభావవంతమైన మార్గం కాదు.
మీరు నెలలు లేదా వారపు రోజుల పేర్లను కలిగి ఉన్న జాబితాను కలిగి ఉండే పరిస్థితిని ఊహించుకుందాం, ఆ పరిస్థితిలో అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించడం ఉపయోగపడదు. ఆ జాబితాను కాలక్రమానుసారంగా క్రమబద్ధీకరించడం మరింత సమంజసమైనది. మీరు A నుండి Z వరకు క్రమబద్ధీకరించినట్లయితే, ఇది నెలలను అక్షర క్రమంలో అమర్చుతుంది, ఏప్రిల్ మొదట వస్తుంది, ఆపై ఆగస్టు, ఫిబ్రవరి, జూన్ మరియు మొదలైనవి. కానీ ఇది మీకు కావలసినది కాదు. అదృష్టవశాత్తూ, అధునాతన కస్టమ్ క్రమబద్ధీకరణ ఎంపికను ఉపయోగించి Excelలో కాలక్రమానుసారంగా అమర్చడం చాలా సులభం.
మీరు క్రమబద్ధీకరించాలనుకుంటున్న పట్టికను ఎంచుకోవడం ద్వారా ప్రారంభించండి. ఆపై హోమ్ ట్యాబ్‌లోని ఎడిటింగ్ విభాగంలో 'క్రమీకరించు & ఫిల్టర్' కింద 'అనుకూల క్రమబద్ధీకరణ' ఎంచుకోండి.
క్రమీకరించు డైలాగ్ బాక్స్‌లో, నిలువు వరుస విభాగంలో సంవత్సరంలోని నెలలను కలిగి ఉన్న కాలమ్‌ను ఎంచుకోండి, ఎప్పటిలాగే 'విలువలు'పై క్రమబద్ధీకరించండి మరియు ఆర్డర్ విభాగంలో, 'అనుకూల జాబితా' ఎంచుకోండి.
అనుకూల జాబితాల డైలాగ్‌లో, మీరు మీ స్వంత జాబితాను సృష్టించుకోవచ్చు. వారాల రోజులు, సంక్షిప్త నెలలు, సంవత్సరంలోని నెలలు మొదలైనవాటితో సహా కొన్ని డిఫాల్ట్ అనుకూల జాబితాలు ఉన్నాయి. మీ అవసరానికి తగిన క్రమబద్ధీకరణ ఎంపికను ఎంచుకోండి (మా విషయంలో జనవరి, ఫిబ్రవరి, ..) మరియు 'సరే' క్లిక్ చేయండి. మీ జాబితాను కాలక్రమానుసారంగా క్రమబద్ధీకరించడానికి మళ్లీ 'సరే' క్లిక్ చేయండి.
నెల క్రమం ప్రకారం మీరు జాబితాను విజయవంతంగా క్రమబద్ధీకరించినట్లు మీరు గమనించవచ్చు.
ఎక్సెల్ సూత్రాలను ఉపయోగించి ఎక్సెల్‌లో అక్షర క్రమంలో ఎలా క్రమబద్ధీకరించాలి
మీరు ఫార్ములాల అభిమాని అయితే, మీరు జాబితాను ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయడానికి Excel సూత్రాలను ఉపయోగించవచ్చు. COUNTIF మరియు VLOOKUP అనే రెండు ఫార్ములాలు వర్ణమాల డేటా కోసం ఉపయోగించబడతాయి.
ఉదాహరణకు, మేము ఫార్ములా ఉపయోగించి అక్షరక్రమం చేయాలనుకుంటున్న పేర్ల జాబితాను కలిగి ఉన్నాము.
దీన్ని క్రమబద్ధీకరించడానికి, మేము ఇప్పటికే ఉన్న పట్టికకు ఈ ‘సార్టింగ్ ఆర్డర్’ పేరుతో తాత్కాలిక కాలమ్‌ని జోడిస్తాము.
డేటా పక్కన ఉన్న సెల్ (A2)లో, కింది COUNTIF సూత్రాన్ని ఉపయోగించండి:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) పై సూత్రం సెల్ B2లోని టెక్స్ట్ విలువను అన్ని ఇతర టెక్స్ట్ విలువలతో (B3:B20) పోలుస్తుంది మరియు దాని సంబంధిత ర్యాంక్‌ను అందిస్తుంది. ఉదాహరణకు, సెల్ B2లో, అక్షర క్రమంలో 'నాన్సీ' టెక్స్ట్ కంటే తక్కువ లేదా సమానమైన 11 టెక్స్ట్ విలువలు ఉన్నందున ఇది 11ని అందిస్తుంది. ఫలితంగా సెల్ B2లో ఉద్యోగి పేరు యొక్క క్రమబద్ధీకరణ క్రమం.
తర్వాత ఫిల్ హ్యాండిల్‌ని ఉపయోగించి ఈ ఫార్ములాను మొత్తం పరిధిలో పూరించడానికి లాగండి. ఇది జాబితాలోని ప్రతి పేర్ల క్రమబద్ధీకరణ క్రమాన్ని ఇస్తుంది.
ఇప్పుడు, మేము సార్టింగ్ ఆర్డర్ నంబర్ ఆధారంగా పై స్క్రీన్‌షాట్‌లో చూపిన డేటాను అమర్చాలి మరియు దీన్ని చేయడానికి మేము VLOOKUP ఫంక్షన్‌ని ఉపయోగించబోతున్నాము.
సింటాక్స్:
=VLOOKUP(,A:B,2,0)ఇక్కడ ‘సార్ట్ నంబర్’ అనేది 1 – 20 వరకు ఆరోహణ క్రమంలో ఉన్న సంఖ్యలను సూచిస్తుంది. అవరోహణ క్రమంలో సంఖ్యలు 20 – 1 వరకు ఉండాలి.
ఇక్కడ, మేము క్రమబద్ధీకరించబడిన పేర్ల కోసం కాలమ్ Dని కలిగి ఉన్నాము. సెల్ D2 కోసం, క్రింది VLOOKUP సూత్రాన్ని నమోదు చేయండి:
=VLOOKUP(1,A:B,2,0)అదేవిధంగా, రెండవ మరియు మూడవ కణాల కోసం, మీరు సూత్రాన్ని ఇలా ఉపయోగించాలి:
=VLOOKUP(2,A:B,2,0) మరియు =VLOOKUP(3,A:B,2,0) మరియు అందువలన న…
డేటా పక్కన ఉన్న ప్రతి సెల్‌కి ఈ VLOOKUP సూత్రాన్ని నమోదు చేసిన తర్వాత, జాబితా అక్షరక్రమం చేయబడుతుంది.
ప్రతి సెల్‌కి పైన పేర్కొన్న ఫార్ములా (1-20)ని మాన్యువల్‌గా నమోదు చేయడానికి బదులుగా, మీరు మీ పనిని సులభతరం చేయడానికి అడ్డు వరుస ఫంక్షన్‌ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు. రో () ఫంక్షన్ ప్రస్తుత సెల్ యొక్క అడ్డు వరుస సంఖ్యను అందిస్తుంది. కాబట్టి, అడ్డు వరుస ఫంక్షన్ సహాయంతో, సూత్రం ఇలా ఉంటుంది:
=VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)ఈ ఫార్ములా మీకు పై సూత్రం వలె అదే ఫలితాన్ని ఇస్తుంది.
ఆపై మొత్తం పరిధిలో పూరించడానికి ఈ సూత్రాన్ని లాగడానికి ఫిల్ హ్యాండిల్‌ని ఉపయోగించండి.
చివరి పేరు ద్వారా ఎంట్రీలను ఆల్ఫాబెటైజ్ చేయడం ఎలా
అప్పుడప్పుడు, మేము తరచుగా చివరి పేర్లతో డేటాషీట్‌లను అక్షర క్రమంలో క్రమబద్ధీకరించవలసి ఉంటుంది. అటువంటి సందర్భాలలో, పేర్లు మొదటి పేర్లతో ప్రారంభమైనప్పటికీ, మీరు వాటిని చివరి పేరుతో అక్షరక్రమం చేయాలి. మీరు దీన్ని Excel టెక్స్ట్ సూత్రాలతో చేయవచ్చు.
అలా చేయడానికి, ముందుగా, మీరు పూర్తి పేర్ల నుండి మొదటి మరియు చివరి పేర్లను రెండు వేర్వేరు నిలువు వరుసలలోకి సంగ్రహించాలి. ఆపై పేర్లను రివర్స్ చేయండి, వాటిని క్రమబద్ధీకరించండి, ఆపై వాటిని వాటి అసలు రూపానికి తిరిగి మార్చండి.
A2లో పూర్తి పేరుతో, క్రింది ఫార్ములాలను రెండు వేర్వేరు సెల్‌లలో (B2 మరియు C2) నమోదు చేయండి, ఆపై డేటాతో చివరి సెల్ వరకు సూత్రాలను నిలువు వరుసల క్రిందికి (ఫిల్ హ్యాండిల్ ఉపయోగించి) కాపీ చేయండి:
మొదటి పేరును సంగ్రహించడానికి, సెల్ C2లో ఈ సూత్రాన్ని నమోదు చేయండి:
=ఎడమ(A2,శోధన(”,A2)-1)
చివరి పేరును సంగ్రహించడానికి, సెల్ D2లో ఈ సూత్రాన్ని నమోదు చేయండి:
=కుడి(A2,LEN(A2)-శోధన(" ",A2,1))
ఆపై, సెల్ E2లో, కామాతో వేరు చేయబడిన రివర్స్ ఆర్డర్‌లో మొదటి మరియు చివరి పేర్లను కలిపారు:
=D2&", "&C2
మేము మొదటి మరియు చివరి పేర్లను వేరు చేసాము మరియు వాటిని రివర్స్ చేసాము. ఇప్పుడు మనం వాటిని ఆల్ఫాబెటైజ్ చేసి, వాటిని వెనక్కి తిప్పాలి. మీరు పైన చూడగలిగినట్లుగా, మేము ఫార్ములా ఉపయోగించి పేర్లను సంగ్రహించినప్పుడు, C, D మరియు E నిలువు వరుసలు వాస్తవానికి ఫార్ములాలను కలిగి ఉంటాయి కానీ అవి విలువలుగా కనిపించేలా ఫార్మాట్ చేయబడతాయి. కాబట్టి మనం ఫార్ములాను విలువలకు మార్చాలి.
అలా చేయడానికి, ముందుగా అన్ని ఫార్ములా సెల్‌లను (E1:E31) ఎంచుకుని, నొక్కండి Ctrl + C వాటిని కాపీ చేయడానికి. ఎంచుకున్న సెల్‌లపై కుడి-క్లిక్ చేసి, 'అతికించు ఎంపికలు' క్రింద ఉన్న 'విలువలు' చిహ్నంపై క్లిక్ చేసి, 'Enter' కీని నొక్కండి.
ఆపై, ఫలిత నిలువు వరుసలో ఏదైనా సెల్‌ని ఎంచుకుని, మీ అవసరాలకు అనుగుణంగా 'డేటా' లేదా 'హోమ్' ట్యాబ్‌లో 'A to Z' లేదా 'Z to A' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి.
మీరు బటన్‌ను క్లిక్ చేసిన తర్వాత క్రమబద్ధీకరణ హెచ్చరిక డైలాగ్ బాక్స్ పాపప్ అవుతుంది. 'విస్తరించు ఎంపిక' ఎంపికను ఎంచుకుని, 'క్రమీకరించు' బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి.
మీరు చూడగలిగినట్లుగా, మొత్తం నిలువు వరుస చివరి పేరుతో అక్షరక్రమం చేయబడింది.
ఇప్పుడు, మీరు దానిని అసలు ‘ఫస్ట్ నేమ్ లాస్ట్ నేమ్ ఫార్మాట్’కి రివర్స్ చేయాలనుకుంటే, మీరు ఒకే ఫార్ములాలను కానీ వివిధ సెల్ రిఫరెన్స్‌లతో కానీ నమోదు చేయాలి.
మీరు దిగువ సూత్రాలను ఉపయోగించి పేరు (E2)ని మళ్లీ రెండు భాగాలుగా విభజించాలి:
G2లో, మొదటి పేరును సంగ్రహించండి:
=కుడి(E2,LEN(E2)-శోధన(" ",E2))
G2లో, చివరి పేరును లాగండి:
=ఎడమ(E2,శోధన("",E2)-2)
మరియు అసలు పూర్తి పేరు పొందడానికి రెండు భాగాలను కలపండి:
=G2&" "&H2
మీరు మొదటి సెల్‌లో సూత్రాన్ని నమోదు చేసిన ప్రతిసారీ, డేటాతో చివరి సెల్ వరకు ఫార్ములాను నిలువు వరుసలో (ఫిల్ హ్యాండిల్‌ని ఉపయోగించి) కాపీ చేసినట్లు నిర్ధారించుకోండి.
ఇప్పుడు మీరు చేయవలసిందల్లా మేము పైన చేసినట్లుగా మరొకసారి ఫార్ములాలను విలువల మార్పిడికి మార్చండి మరియు మీరు పూర్తి చేసారు. ఇది పూర్తయింది మరియు.