ఎక్సెల్‌లో డ్రాప్ డౌన్ జాబితాను ఎలా సృష్టించాలి

డేటా ఎంట్రీని సులభతరం చేయడానికి, వేగంగా మరియు లోపం లేకుండా చేయడానికి Excelలో ఐటెమ్‌ల డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టించండి. Excel యొక్క డేటా ధ్రువీకరణ ఫీచర్‌తో, మీరు వర్క్‌షీట్ లేదా వర్క్‌బుక్‌లో డేటాను నమోదు చేయడానికి డ్రాప్ డౌన్ జాబితాలను సులభంగా సృష్టించవచ్చు.

Excel డ్రాప్-డౌన్ జాబితా లేదా డ్రాప్-డౌన్ మెను అనేది గ్రాఫికల్ కంట్రోల్ ఎలిమెంట్, ఇది ముందుగా నిర్వచించబడిన ఎంపికల జాబితా నుండి ఎంపికను ఎంచుకోవడానికి వినియోగదారులను అనుమతిస్తుంది. ఇది డేటా ఎంట్రీని సులభతరం చేస్తుంది, వేగవంతం చేస్తుంది మరియు సరికాని మరియు అక్షరదోషాలను తగ్గిస్తుంది.

ఉదాహరణకు, వినియోగదారులు డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి పని యొక్క స్థితిని ముగించినట్లు సులభంగా ఎంచుకోవచ్చు. కానీ మీరు దానిని మాన్యువల్‌గా నమోదు చేయడానికి వారికి ఎంపికను అందిస్తే, వారు పూర్తి లేదా పెండింగ్ లేదా కొనసాగుతున్న లేదా విఫలమైన పదం మొత్తాన్ని టైప్ చేయవచ్చు. ప్రతి పనికి స్థితిని టైప్ చేయడానికి చాలా సమయం పడుతుంది, కానీ అది డ్రాప్-డౌన్ జాబితా అయితే, అది డేటా ఎంట్రీ ప్రక్రియను వేగవంతం చేస్తుంది.

ఈ పోస్ట్‌లో, సెల్‌ల నుండి డేటాను ఉపయోగించి లేదా డేటాను మాన్యువల్‌గా నమోదు చేయడం ద్వారా లేదా Excelలో ఫార్ములాలను ఉపయోగించడం ద్వారా డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను రూపొందించడానికి మేము మీకు శీఘ్ర మరియు సులభమైన మార్గాన్ని చూపుతాము.

సెల్స్ నుండి డేటాను ఉపయోగించి డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టిస్తోంది

ఉదాహరణకు, మీరు ప్లాన్ చేస్తున్న ప్రతి ట్రిప్‌ల స్థితిని ట్రాక్ చేయడానికి డ్రాప్-డౌన్ మెనుని తయారు చేయవచ్చు (దిగువ చిత్రంలో చూపిన విధంగా).

ముందుగా, సెల్‌ల శ్రేణిలో డ్రాప్-డౌన్‌లో మీరు కనిపించాలనుకుంటున్న అంశాలను టైప్ చేయండి. మీరు డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలను కలిగి ఉన్న షీట్‌లో లేదా వేరే షీట్‌లో దీన్ని చేయవచ్చు.

ఈ ఉదాహరణలో, మేము షీట్ 2లో డ్రాప్-డౌన్ జాబితా కోసం అంశాల జాబితాను టైప్ చేసాము.

షీట్ 1కి తిరిగి వెళ్లి, ఆపై సెల్ B2ని ఎంచుకోండి (ఇది మీరు మీ డ్రాప్-డౌన్‌ను సెటప్ చేసే సెల్).

తర్వాత, 'డేటా' ట్యాబ్‌కి వెళ్లి, 'డేటా ధ్రువీకరణ' చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేసి, డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి 'డేటా ధ్రువీకరణ' ఎంచుకోండి.

'డేటా ధ్రువీకరణ' డైలాగ్ బాక్స్‌లో, 'అనుమతించు:' డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి 'జాబితా'ను ఎంచుకుని, 'సరే" క్లిక్ చేయండి.

‘మూలం’ పెట్టెలో క్లిక్ చేయండి మరియు జాబితాలో కనిపించే ఎంపికలుగా మీరు జోడించదలిచిన అంశాల జాబితాను మీరు ఎంచుకోవచ్చు.

ఇప్పుడు, షీట్ 2 నుండి అంశాల జాబితాను (A1:A5) ఎంచుకోండి.

మరియు డ్రాప్-డౌన్ మెను కోసం విలువలు మూలాధార పెట్టెకు స్వయంచాలకంగా జోడించబడే స్థానం. ఇప్పుడు, 'సరే' క్లిక్ చేయండి. మీరు ‘ఇగ్నోర్ బ్లాక్’ ఎంపికను అన్‌చెక్ చేస్తే, Excel వినియోగదారులను జాబితా నుండి విలువను ఎంచుకోమని బలవంతం చేస్తుంది.

ఇప్పుడు మీరు స్థితి నిలువు వరుసలోని సెల్ B2లో డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను రూపొందించారు.

డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను మొత్తం 5 అడ్డు వరుసలకు కాపీ చేయడానికి, డ్రాప్-డౌన్ బాక్స్ దిగువ ఎడమవైపు ఉన్న చిన్న ఆకుపచ్చ చతురస్రంపై క్లిక్ చేసి, దానిని సెల్ B6కి క్రిందికి లాగండి.

ఇప్పుడు, డ్రాప్-డౌన్ జాబితా సెల్ B2 నుండి B6కి కాపీ చేయబడింది.

మాన్యువల్‌గా డేటాను నమోదు చేయడం ద్వారా డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టిస్తోంది

ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు డేటా ధ్రువీకరణ డైలాగ్ విండోలోని ‘మూలం’ ఫీల్డ్‌లో మాన్యువల్‌గా వాటిని నమోదు చేయడం ద్వారా వాటిని డ్రాప్-డౌన్‌కు నేరుగా జోడించవచ్చు.

ఈ ఉదాహరణలో, మీరు ఏ సీజన్‌లో నగరాలను సందర్శిస్తున్నారనే దాని కోసం మీరు డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను జోడిస్తున్నారు. కాబట్టి, డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టించడానికి సెల్ C2ని ఎంచుకోండి.

'డేటా' ట్యాబ్ నుండి 'డేటా ధ్రువీకరణ' డైలాగ్ బాక్స్‌ను తెరవండి.

ధృవీకరణ ప్రమాణాల నుండి 'జాబితా' ఎంచుకోండి మరియు 'మూలం' పెట్టెలో మీ జాబితాను టైప్ చేయండి. అన్ని అంశాలను ఖాళీ లేకుండా నమోదు చేయాలి, ప్రతి అంశం మధ్య కామాతో వేరు చేయాలి.

ఇక్కడ, సోర్స్ ఫీల్డ్‌లో ‘స్ప్రింగ్, సమ్మర్, ఫాల్, వింటర్’ ఎంటర్ చేసి, ‘సరే’ క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు, సోర్స్ ఫీల్డ్‌లో నమోదు చేయబడిన అన్ని అంశాలు (ఐచ్ఛికాలు) డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలో వేర్వేరు పంక్తులలో కనిపిస్తాయి. అప్పుడు, మీరు మునుపటి పద్ధతిలో చేసినట్లుగా మీరు జాబితాను మిగిలిన అడ్డు వరుసలకు లాగి కాపీ చేయవచ్చు.

సూత్రాలను ఉపయోగించి డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టిస్తోంది

సోర్స్ ఫీల్డ్‌లోని OFFSET ఫార్ములాను ఉపయోగించడం ద్వారా మీరు డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టించగల మరొక మార్గం.

ఈ ఉదాహరణలో, మేము సంవత్సరం కాలమ్‌లో డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టిస్తున్నాము. సెల్ D1ని ఎంచుకుని, డేటా –> డేటా టూల్స్ –> డేటా ధ్రువీకరణకు వెళ్లండి.

డేటా ధ్రువీకరణ విండోస్‌లో, సెల్ రిఫరెన్స్ లేదా మాన్యువల్‌గా నమోదు చేసిన అంశాలకు బదులుగా ఈ ఫార్ములా సోర్స్ ఫీల్డ్‌ను నమోదు చేయండి:

 =OFFSET(రిఫరెన్స్, అడ్డు వరుసలు, కాలాలు, [ఎత్తు], [వెడల్పు])

ఇప్పుడు షీట్ 2లో డ్రాప్-డౌన్ జాబితా (సంవత్సరం) కోసం అంశాల జాబితాను నమోదు చేయండి.

ఫార్ములాలో, సెల్ రిఫరెన్స్‌ను B1 (జాబితా యొక్క ప్రారంభ స్థానం)గా పేర్కొనండి, సూచనను ఆఫ్‌సెట్ చేయకుండా నిరోధించడానికి అడ్డు వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలను 0గా పేర్కొనండి మరియు జాబితాలోని అంశాల కోసం ఎత్తు 5గా పేర్కొనండి.

=OFFSET(షీట్2!$B$1,0,0,5)

ఇప్పుడు, మీరు ఈ ఫార్ములాను సోర్స్ ఫీల్డ్‌లో నమోదు చేస్తే, అది సంవత్సరాల జాబితాను కలిగి ఉన్న శ్రేణిని అందిస్తుంది (B1:B5).

ఇది షీట్ 2 యొక్క సెల్ పరిధి B1:B5లో అన్ని సంవత్సరాలను చూపించే డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను సృష్టిస్తుంది.

డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను తొలగిస్తోంది

మీరు Excelలో డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను కూడా తీసివేయవచ్చు. డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను తీసివేయడానికి, డ్రాప్-డౌన్ జాబితా ఉన్న సెల్‌ను ఎంచుకోండి. ఆపై డేటా –> డేటా టూల్స్ –> డేటా ధ్రువీకరణకు వెళ్లండి.

'డేటా వాలిడేషన్' డైలాగ్ బాక్స్ దిగువన ఎడమ మూలలో ఉన్న 'అన్నీ క్లియర్ చేయి' బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, 'సరే' క్లిక్ చేయండి. ఇది ఎంచుకున్న సెల్‌లోని డ్రాప్-డౌన్ జాబితాను తీసివేస్తుంది.

మీరు వర్క్‌షీట్‌లోని అన్ని డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలను తీసివేయాలనుకుంటే, మీరు 'అన్నీ క్లియర్ చేయి' బటన్‌పై క్లిక్ చేయడానికి ముందు 'ఈ మార్పులను అన్ని ఇతర సెల్‌లకు ఒకే సెట్టింగ్‌లతో వర్తింపజేయి' తనిఖీ చేయండి. ఆపై, దరఖాస్తు చేయడానికి 'సరే' క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు, మీరు ఈ దశల వారీ మార్గదర్శినిని అనుసరించడం ద్వారా డ్రాప్-డౌన్ జాబితాలను సృష్టించవచ్చు మరియు తీసివేయవచ్చు.