ఎక్సెల్ నుండి లేబుల్‌లను ఎలా ప్రింట్ చేయాలి

మీరు Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో నిర్వహించే చిరునామా జాబితా నుండి మెయిలింగ్ లేబుల్‌లను ప్రింట్ చేయాలనుకుంటే, మీరు Microsoft Word యొక్క మెయిల్ మెర్జ్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించవచ్చు

మైక్రోసాఫ్ట్ ఎక్సెల్ కస్టమర్ల సంప్రదింపు మరియు చిరునామా సమాచారాన్ని నిల్వ చేయడానికి అనువైన ప్రదేశం. మీరు Excelలో మెయిలింగ్ జాబితా/చిరునామా జాబితాను సులభంగా నిర్వహించవచ్చు. కానీ మెయిలింగ్ లేబుల్స్, ఎన్వలప్‌లు, గ్రీటింగ్ కార్డ్‌లు లేదా మరేదైనా ప్రింట్ చేయడం చాలా కష్టమైన పని.

మీరు Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో నిర్వహించే మెయిలింగ్ జాబితాకు మాస్ మెయిలింగ్‌ను పంపాలనుకుంటున్నారని అనుకుందాం, మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ మెయిల్ మెర్జ్ ఫీచర్‌ని ఉపయోగించడం ద్వారా మీరు దీన్ని చేయగలిగే ఉత్తమ మార్గం. మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్‌లో మెయిల్ విలీన పత్రాన్ని సృష్టించడం ద్వారా మరియు దీన్ని ఎక్సెల్ వర్క్‌షీట్‌కి లింక్ చేయడం ద్వారా, మీరు ఎక్సెల్ జాబితా నుండి డేటాను మెయిలింగ్ కోసం ముద్రించదగిన లేబుల్‌లలోకి లాగవచ్చు.

ఎక్సెల్ షీట్ నుండి వర్డ్‌లో మెయిలింగ్ లేబుల్‌లను ఎలా తయారు చేయాలి

Microsoft Word Mail Merge ఫీచర్‌తో, మీరు ముద్రించగల Excel షీట్ నుండి మెయిలింగ్ లేబుల్‌ల షీట్‌ను సృష్టించవచ్చు. Excel నుండి మీ లేబుల్‌లను ఎలా భారీగా ప్రింట్ చేయాలో మీకు తెలియకపోతే, ఈ దశల వారీ మార్గదర్శిని చదవండి.

Excelలో మీ మెయిలింగ్ జాబితాను సిద్ధం చేయండి

మెయిలింగ్ లేబుల్‌లను సృష్టించడానికి మరియు ప్రింట్ చేయడానికి, ముందుగా, మీరు మీ వర్క్‌షీట్‌ను సరిగ్గా సెటప్ చేయాలి. ప్రతి నిలువు వరుసలోని మొదటి సెల్‌లో కాలమ్ హెడర్‌ని టైప్ చేయండి మరియు ఆ కాలమ్ హెడర్‌ల క్రింద సంబంధిత సమాచారాన్ని పూరించండి. మేము మెయిలింగ్ లేబుల్‌లను సృష్టించాలనుకుంటున్నాము కాబట్టి, మీరు లేబుల్‌లకు (మొదటి పేరు, చివరి పేరు, చిరునామా మొదలైనవి) జోడించాలనుకుంటున్న ప్రతి మూలకం కోసం ఒక నిలువు వరుసను సృష్టించండి.

ఉదాహరణకు, మీరు Excel షీట్ నుండి మెయిలింగ్ లేబుల్‌లను సృష్టించబోతున్నట్లయితే, అది బహుశా ఈ ప్రాథమిక సంప్రదింపు సమాచారాన్ని (కాలమ్ హెడ్డింగ్‌లుగా) కలిగి ఉండవచ్చు:

• మొదటి పేరు
• చివరి పేరు
• చిరునామా
• నగరం
• రాష్ట్రం
• జిప్ కోడ్

దిగువ స్క్రీన్‌షాట్ చూడండి:

మీరు Excelలో డేటాను నమోదు చేసినప్పుడు, సమాచారాన్ని వ్యక్తిగత నిలువు వరుసలుగా విభజించండి. ఉదాహరణకు, ఒకే పేరు నిలువు వరుసను సృష్టించడం కంటే, పేరును టైటిల్, మొదటి పేరు, మధ్య పేరు, చివరి పేరు వంటి ప్రత్యేక నిలువు వరుసలుగా విభజించండి, ఇది వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌తో డేటాను సులభంగా విలీనం చేస్తుంది.

మీరు డేటాను నమోదు చేస్తున్నప్పుడు, మీ వర్క్‌షీట్‌లో ఖాళీ అడ్డు వరుసలు లేదా నిలువు వరుసలు లేవని నిర్ధారించుకోండి. మీరు డేటాను నమోదు చేయడం పూర్తి చేసిన తర్వాత వర్క్‌షీట్‌ను సేవ్ చేయండి.

మెయిలింగ్ జాబితాకు పేరు పెట్టండి

మీరు డేటా సెట్‌ని సృష్టించిన తర్వాత, వర్క్‌షీట్‌లో అందించిన డేటాకు పేరు పెట్టండి. అది చేయడానికి,

హెడర్‌లతో సహా ఎక్సెల్ షీట్‌లోని చిరునామాల జాబితాను ఎంచుకోండి. తరువాత, 'ఫార్ములాస్' ట్యాబ్‌కు వెళ్లి, నిర్వచించిన పేర్ల సమూహం నుండి 'డిఫైన్ నేమ్'పై క్లిక్ చేయండి.

కొత్త డైలాగ్ బాక్స్ తెరుచుకుంటుంది, 'పేరు' పెట్టెలో పేరును నమోదు చేసి, 'సరే' క్లిక్ చేయండి. పేరులో ఒక పదం ఎక్కువ ఉంటే, వాటి మధ్య అండర్‌స్కోర్ (_)ని జోడించండి (స్పేస్ లేదా హైఫన్ అనుమతించబడదు).

ఫైల్ ఆకృతిని నిర్ధారించండి

మీరు మీ లేబుల్‌లను ప్రింట్ చేయడానికి మెయిలింగ్ జాబితాను కలిగి ఉన్న Excel వర్క్‌షీట్‌కు Word డాక్యుమెంట్‌ను కనెక్ట్ చేయాలి. మీరు మొదటిసారి Excelకి Wordని కనెక్ట్ చేస్తున్నట్లయితే, మీరు రెండు మైక్రోసాఫ్ట్ ప్రోగ్రామ్‌ల మధ్య ఫైల్‌లను మార్చడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే మార్పిడి ఆకృతిని ప్రారంభించాలి.

దీన్ని చేయడానికి, మొదట, Microsoft Word ప్రోగ్రామ్‌ను తెరవండి. 'ఫైల్' ట్యాబ్‌పై క్లిక్ చేసి, ఎడమ పేన్ దిగువన 'ఐచ్ఛికాలు' ఎంచుకోండి.

కొత్త ‘వర్డ్ ఆప్షన్స్’ విండో తెరవబడుతుంది. అందులో, ఎడమ పేన్‌లో 'అధునాతనం' క్లిక్ చేసి, 'జనరల్' విభాగానికి క్రిందికి స్క్రోల్ చేయండి. ‘Firm Format Conversion on Open’ ఎంపికను తనిఖీ చేసి, ‘OK’ క్లిక్ చేయండి. ఇది ఎక్సెల్ నుండి డేటాను సులభంగా దిగుమతి చేసుకోవడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

వర్డ్‌లో మెయిల్ విలీన పత్రాన్ని సెటప్ చేయండి

తర్వాత, మీరు జోడించాలనుకుంటున్న మెయిలింగ్ లేబుల్‌ల కోసం MS Wordలో ప్రధాన లేబుల్ పత్రాన్ని సెటప్ చేయాలి.

ఖాళీ వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను తెరవండి. 'మెయిల్స్'కి వెళ్లి, 'స్టార్ట్ మెయిల్ మెర్జ్' చిహ్నంపై క్లిక్ చేయండి. అప్పుడు, డ్రాప్-డౌన్ నుండి 'లేబుల్స్' ఎంపిక.

మీరు ప్రక్రియ ద్వారా మీకు మార్గనిర్దేశం చేసే 'స్టెప్-బై-స్టెప్ మెయిల్ మెర్జ్ విజార్డ్' ఎంపికను కూడా ఎంచుకోవచ్చు.

'లేబుల్ ఎంపికలు' డైలాగ్ విండో కనిపిస్తుంది, ఇక్కడ, మీరు మీ లేబుల్ సరఫరాదారు మరియు ఉత్పత్తి సంఖ్యను ఎంచుకోవచ్చు. మేము 3M లేబుల్ తయారీదారుని మా విక్రేతగా ఎంచుకుంటున్నాము ఎందుకంటే అది మేము ఉపయోగిస్తున్న బ్రాండ్. కానీ మీరు నిర్దిష్ట విక్రేతను ఉపయోగిస్తుంటే, ఉదా. ఎవరీ, అప్పుడు మీరు వాటిని బదులుగా ఎంచుకోవచ్చు.

తరువాత, లేబుల్ ఎంపికల విండో దిగువ ఎడమ మూలలో ఉన్న ‘వివరాలు’ బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి మరియు కొత్త డైలాగ్ బాక్స్ తెరవబడుతుంది. ఇక్కడ, మీరు లేబుల్ యొక్క అంచులు, ఎత్తు, వెడల్పు, పిచ్ మరియు పరిమాణాన్ని మార్చవచ్చు. మార్పులు చేసిన తర్వాత 'సరే'పై క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు, Word పేజీ ఇలా కనిపిస్తుంది:

వర్క్‌షీట్‌ను వర్డ్ లేబుల్‌లకు కనెక్ట్ చేయండి

ఇప్పుడు, మీరు Excel నుండి సమాచారాన్ని స్వీకరించడానికి Microsoft Wordలో ఖాళీ లేబుల్‌లను సెటప్ చేసారు. తర్వాత, మీరు మీ లేబుల్‌లకు డేటాను బదిలీ చేయడానికి మీ మెయిలింగ్/చిరునామా జాబితాను కలిగి ఉన్న వర్క్‌షీట్‌కు వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌ను కనెక్ట్ చేయాలి.

వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌లోని ‘మెయిలింగ్‌లు’ ట్యాబ్‌కి వెళ్లి, ‘సెలెక్ట్ రిసీపియెంట్స్’ ఆప్షన్‌ను ఎంచుకోండి. డ్రాప్-డౌన్‌లో, 'ఉన్న జాబితాను ఉపయోగించండి' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి.

సెలెక్ట్ డేటా సోర్స్ విండోలో మెయిలింగ్ జాబితాతో Excel స్ప్రెడ్‌షీట్‌కి నావిగేట్ చేయండి, ఫైల్‌ని ఎంచుకుని, 'ఓపెన్' క్లిక్ చేయండి.

మీకు కన్ఫర్మ్ డేటా సోర్స్ డైలాగ్ బాక్స్ కనిపిస్తే, 'OLE DB డేటాబేస్ ఫైల్స్' ఎంచుకుని, 'OK' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.

సెలెక్ట్ టేబుల్ పేరుతో మరో పాప్-అప్ విండో కనిపిస్తుంది. మీరు మీ చిరునామా జాబితా (Customer_Mailing_List) అని పేరు పెట్టినట్లయితే, దాన్ని ఎంచుకుని, 'సరే' క్లిక్ చేయండి. కాకపోతే, మీ జాబితాను కలిగి ఉన్న వర్క్‌షీట్‌ను ఎంచుకుని, 'సరే' క్లిక్ చేయండి.

మీరు చూడగలిగినట్లుగా, వర్డ్ డాక్యుమెంట్ ఇప్పుడు ‘“తదుపరి రికార్డ్”’ అని చెప్పే చిరునామా లేబుల్‌లతో నిండి ఉంది.

మెయిల్ విలీనం కోసం స్వీకర్త జాబితాను సవరించండి

‘మెయిలింగ్స్’ ట్యాబ్‌లో ‘ఎడిట్ స్వీకర్త జాబితా’ ఎంపికపై క్లిక్ చేయండి.

మీ చిరునామా జాబితా నుండి అందరు గ్రహీతలను జాబితా చేస్తూ 'మెయిల్ విలీన గ్రహీతలు' విండో కనిపిస్తుంది. అన్నీ డిఫాల్ట్‌గా ఎంపిక చేయబడతాయి. ఇక్కడ, మీరు మీ జాబితా నుండి గ్రహీతలను క్రమబద్ధీకరించవచ్చు, ఫిల్టర్ చేయవచ్చు, జోడించవచ్చు లేదా తీసివేయవచ్చు.

మీ లేబుల్‌లలో మీరు కోరుకోని గ్రహీతల పేర్ల పక్కన ఉన్న చెక్‌బాక్స్‌ను క్లియర్ చేయండి.

మెయిల్ విలీన ఫీల్డ్‌లను జోడించండి

ఇప్పుడు, మీరు విలీనాన్ని పూర్తి చేయడానికి ముందు పత్రానికి మెయిల్ విలీన ఫీల్డ్‌లను జోడించాలి. మీరు మీ లేబుల్‌లకు మెయిల్ విలీన ఫీల్డ్‌లను జోడించినప్పుడు, ఆ ఫీల్డ్‌లు మీ వర్క్‌షీట్‌లోని కాలమ్ హెడర్‌లకు ప్లేస్‌హోల్డర్‌లుగా మారతాయి. విలీనం పూర్తయిన తర్వాత, ప్లేస్‌హోల్డర్‌లు మీ Excel మెయిలింగ్ జాబితా నుండి డేటాతో భర్తీ చేయబడతాయి.

మెయిల్ విలీన ఫీల్డ్‌లను జోడించడానికి, మెయిలింగ్ ట్యాబ్‌లోని రైట్ & ఇన్‌సర్ట్ ఫీల్డ్స్ గ్రూప్‌లోని ‘అడ్రస్ బ్లాక్’పై క్లిక్ చేయండి.

ఇక్కడ, మీరు గ్రహీత పేరు లేబుల్‌పై కనిపించడానికి తగిన ఆకృతిని పేర్కొనవచ్చు. మీరు 'ప్రివ్యూ' విభాగంలో ఎంచుకున్న చిరునామా నమూనా యొక్క ప్రివ్యూని చూస్తారు. ఫీల్డ్‌లను జోడించడానికి 'సరే' క్లిక్ చేయండి.

మీ అడ్రస్ బ్లాక్‌లోని భాగాలు లేకుంటే లేదా ఎంచుకున్న అడ్రస్ ఫార్మాట్‌తో సరిపోలకపోతే, Excelలో మీ చిరునామా జాబితా యొక్క నిలువు వరుస శీర్షికలు డిఫాల్ట్ వర్డ్ మెయిల్ విలీన ఫీల్డ్‌ల నుండి మారుతూ ఉంటాయి. చిరునామా బ్లాక్‌కు అవసరమైన ఫీల్డ్‌లతో సరైన ఫీల్డ్‌లను సరిపోల్చడానికి 'మ్యాచ్ ఫీల్డ్స్' బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి.

'మ్యాచ్ ఫీల్డ్స్' విండోలో, చిరునామా బ్లాక్ కోసం అవసరమైన ఫీల్డ్‌లు మీ వర్క్‌బుక్‌లోని కాలమ్‌తో సరిపోలుతున్నాయో లేదో తనిఖీ చేయండి. కాకపోతే, అవసరమైన ఫీల్డ్ పక్కన ఉన్న డ్రాప్‌డౌన్ బటన్‌ను క్లిక్ చేసి, మీ Excel ఫైల్‌లోని నిలువు వరుస శీర్షికతో దాన్ని సరిపోల్చండి. మీరు పూర్తి చేసిన తర్వాత, 'సరే' క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు, మీ పత్రం యొక్క మొదటి లేబుల్‌లో ‘“అడ్రస్‌బ్లాక్” కనిపిస్తుంది.

తర్వాత, మీరు మొదటి లేబుల్ (<>) యొక్క లేబుల్ ఫార్మాట్ మరియు లేఅవుట్‌ను వర్డ్ డాక్యుమెంట్‌లోని మిగిలిన లేబుల్‌లకు కాపీ చేయాలి. అలా చేయడానికి, మెయిలింగ్‌ల ట్యాబ్‌లోని వ్రాయండి & చొప్పించు పేన్‌లో 'అప్‌డేట్ లేబుల్స్'పై క్లిక్ చేయండి.

మెయిల్ విలీనాన్ని అమలు చేయండి

మేము వర్డ్ డాక్యుమెంట్ మరియు ఎక్సెల్ ఫైల్‌ను విలీనం చేసే ముందు, పూర్తయిన లేబుల్‌లు ఎలా కనిపిస్తాయో చూద్దాం.

మీ ఫలితాలను సమీక్షించడానికి, ఎగువ బార్ నుండి 'ప్రివ్యూ ఫలితాలు' ఎంపికను ఎంచుకోండి.

ఇప్పుడు, మీరు అసలు మెయిల్ విలీనాన్ని చేయవచ్చు.

మీరు హోమ్ ట్యాబ్‌లో ప్రస్తుతం ప్రివ్యూ చేయబడిన లేబుల్‌ని ఫార్మాట్ చేయవచ్చు. మీరు లేబుల్‌ల ఫాంట్ రకం, ఫాంట్ పరిమాణం, ఫాంట్ రంగు మొదలైనవాటిని కూడా మీ ఇష్టానికి మార్చుకోవచ్చు. ఒకసారి, మీరు ప్రస్తుతం పరిదృశ్యం చేయబడిన లేబుల్‌ని ఫార్మాటింగ్ చేయడం పూర్తి చేసిన తర్వాత, అన్ని లేబుల్‌లకు ఫార్మాటింగ్‌ను వర్తింపజేయడానికి మెయిలింగ్‌ల ట్యాబ్‌లోని 'లేబుల్‌లను నవీకరించండి'ని క్లిక్ చేయండి.

విలీనాన్ని నిర్వహించడానికి, 'మెయిలింగ్‌లు' ట్యాబ్‌కు వెళ్లి, ముగించు సమూహంలోని 'ముగించు & విలీనం' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి. డ్రాప్-డౌన్ నుండి 'వ్యక్తిగత పత్రాలను సవరించు' ఎంపికను ఎంచుకోండి.

'మెర్జ్ టు న్యూ డాక్యుమెంట్' అనే చిన్న పాప్-అప్ విండో ప్రాంప్ట్ చేయబడుతుంది. అందులో, విలీన రికార్డుల క్రింద 'అన్నీ' ఎంచుకుని, పూర్తి చేయడానికి 'సరే' క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు మీ చిరునామా జాబితా నుండి సమాచారం మీ లేబుల్‌లకు బదిలీ చేయబడుతుంది మరియు మీ Excel చిరునామా జాబితా నుండి మెయిలింగ్ లేబుల్‌లతో కొత్త పత్రం కనిపిస్తుంది. మీరు ఇప్పుడు ఈ లేబుల్ పత్రాన్ని ఏ ఇతర Word డాక్యుమెంట్ లాగా సవరించవచ్చు, ఫార్మాట్ చేయవచ్చు, ప్రింట్ చేయవచ్చు మరియు సేవ్ చేయవచ్చు.

బోనస్ చిట్కా: సరిహద్దులను జోడించండి లేబుల్‌లకు

సరిహద్దులు లేకుండా లేబుల్‌లను కత్తిరించడం కష్టం. అంచులను జోడించడానికి, టెక్స్ట్‌ల ఎగువ ఎడమ వైపున ఉన్న ప్లస్ (+) చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేయండి.

ఇప్పుడు డాక్యుమెంట్‌లోని అన్ని లేబుల్‌లు ఎంపిక చేయబడ్డాయి, ఫ్లోటింగ్ మెనులో 'బోర్డర్' చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేసి, ఎంపికల నుండి 'అన్ని సరిహద్దులు' క్లిక్ చేయండి.

వెంటనే, మీరు వేర్వేరు లేబుల్‌ల మధ్య సరిహద్దులను చూస్తారు.

ఇప్పుడు చేయాల్సిందల్లా మీ లేబుల్‌లను ప్రింట్ అవుట్ చేయడం, వాటిని కత్తిరించడం, వాటిని మెయిల్‌లలో అతికించడం మరియు మీ మెయిల్‌లను పంపడం.