మీ షెడ్యూల్ చేయబడిన Microsoft బృందాల సమావేశాలకు హాజరైన వారిని సులభంగా ఆహ్వానించండి మరియు వారి ప్రతిస్పందనలను ట్రాక్ చేయండి.
వర్చువల్ సమావేశాలు అలసిపోతాయి. అది అందరికీ తెలుసు. కాబట్టి మీటింగ్ హోస్ట్‌గా, మీకు వీలైనంత వరకు ప్రక్రియను సులభతరం చేయడం మీ బాధ్యత. అన్ని సమయాలలో ఆకస్మిక సమావేశాలను కలిగి ఉండకపోవడానికి దానిలో ఎక్కువ భాగం వస్తుంది.
ప్రతి ఒక్కరికి వారి క్యాలెండర్‌లో చాలా విషయాలు ఉన్నాయి. మరియు ముందుగానే హెడ్-అప్ పొందడం అనేది పరిగణనలోకి తీసుకోవడం మాత్రమే కాదు, వృత్తిపరమైనది కూడా. అదృష్టవశాత్తూ, మైక్రోసాఫ్ట్ బృందాల సమావేశాలకు వ్యక్తులను ఆహ్వానించడం చాలా సులభం. మీరు మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్స్‌లో మీటింగ్‌ని షెడ్యూల్ చేసినప్పుడు, మీరు వెంటనే మీటింగ్‌కి వ్యక్తులను ఆహ్వానించవచ్చు.
గమనిక: Microsoft బృందాల ఉచిత మరియు వ్యక్తిగత ఖాతాల కోసం, సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేస్తున్నప్పుడు హాజరైన వారిని జోడించే ఎంపిక లేదు. మీరు మీటింగ్ లింక్‌ను మాన్యువల్‌గా పంపాలి. సమావేశ ఆహ్వానాలను పంపే ఎంపిక Microsoft 365 ఖాతాలకు మాత్రమే అందుబాటులో ఉంటుంది.
ఎడమ వైపున ఉన్న నావిగేషన్ ప్యానెల్ నుండి 'క్యాలెండర్' ట్యాబ్‌కు వెళ్లండి.
స్క్రీన్ కుడి ఎగువ మూలలో ఉన్న 'కొత్త సమావేశం' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. షెడ్యూల్ విండో తెరవబడుతుంది.
సమావేశానికి శీర్షికను ఇవ్వండి మరియు ఈవెంట్ కోసం సమయం మరియు తేదీని ఎంచుకోండి. ఆపై, మీరు సమావేశానికి ఆహ్వానించాలనుకుంటున్న వ్యక్తులను జోడించడానికి ‘అవసరమైన హాజరీలను జోడించు’కి వెళ్లండి. మీరు మీ సంస్థ లోపల మరియు వెలుపలి నుండి వినియోగదారులను ఆహ్వానించవచ్చు.
మీ సంస్థ నుండి వినియోగదారులను ఆహ్వానించడానికి, వారి పేర్లను టైప్ చేయండి. మీ సంస్థలోని సభ్యుల నుండి బృందాలు సూచనలను అందిస్తాయి. వాటిని జోడించడానికి వారి పేరును క్లిక్ చేయండి.
మీ సంస్థ వెలుపలి వినియోగదారులను ఆహ్వానించడానికి, మీరు వ్యక్తి యొక్క పూర్తి ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేయాలి. వారి ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేసిన తర్వాత ఎంటర్ కీని నొక్కండి లేదా వారిని సమావేశానికి హాజరైన వారిగా జోడించడానికి 'ఆహ్వానించు' సూచనను క్లిక్ చేయండి.
ఉనికి అవసరం లేని వినియోగదారుల కోసం, టెక్స్ట్‌బాక్స్ చివరిలో ఉన్న ‘ఐచ్ఛికం’ బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
కొత్త రంగం విస్తరిస్తుంది. మీరు అవసరమైన హాజరీలతో చేసినట్లే ఇక్కడ కూడా ఐచ్ఛికంగా పాల్గొనేవారిని నమోదు చేయండి. సంస్థ సభ్యుల కోసం, వారి పేరును నమోదు చేసి, ఆపై బృందాల సూచనల నుండి దాన్ని ఎంచుకోండి. మీ సంస్థ వెలుపలి సభ్యుల కోసం, పూర్తి ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేయండి.
ప్రతి ఒక్కరికీ సరిపోయే సమయాన్ని కనుగొనడానికి మీ క్యాలెండర్‌ను ఇతర హాజరైన వారి క్యాలెండర్‌లతో (ఎలాగైనా ఇది అందుబాటులో ఉంది) పోల్చడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే షెడ్యూలింగ్ అసిస్టెంట్‌ని కూడా బృందాలు కలిగి ఉన్నాయి. తగిన సమయాన్ని కనుగొనడానికి బృందాల నుండి సహాయం పొందడానికి ‘షెడ్యూలింగ్ అసిస్టెంట్’ ట్యాబ్‌కి వెళ్లండి.
సమావేశ షెడ్యూలర్ విండోలో అన్ని వివరాలను నమోదు చేసిన తర్వాత, 'పంపు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
సమావేశానికి హాజరైన వారందరికీ (అవసరం మరియు ఐచ్ఛికం) వారి Outlook మెయిల్‌బాక్స్ (సంస్థలోని వ్యక్తుల కోసం) లేదా వారి ఇమెయిల్ చిరునామాకు (బయటి వ్యక్తుల కోసం) ఆహ్వానం పంపబడుతుంది. వినియోగదారులు మీటింగ్‌కు RSVP చేయవచ్చు మరియు మీరు పంపిన ఆహ్వానాన్ని ఉపయోగించి దానిని వారి క్యాలెండర్‌కు జోడించవచ్చు.
మీరు మీటింగ్ వివరాలలో వారి RSVPలను చూడవచ్చు. సమావేశ వివరాలను చూడటానికి, క్యాలెండర్ నుండి సమావేశాన్ని డబుల్ క్లిక్ చేయండి. ప్రతి ఒక్కరి RSVP స్థితిని చూపే 'ట్రాకింగ్' ప్యానెల్ కుడి వైపున ఉంది.
ముందుగా మీటింగ్‌ని షెడ్యూల్ చేసిన తర్వాత మీరు సమావేశానికి మరింత మంది వ్యక్తులను కూడా ఆహ్వానించవచ్చు. మీటింగ్ వివరాలను క్యాలెండర్ నుండి రెండుసార్లు క్లిక్ చేయడం ద్వారా లేదా ఓవర్‌లే మెను నుండి 'సవరించు' ఎంచుకోవడం ద్వారా తెరవండి.
ఆపై, 'అవసరం' లేదా 'ఐచ్ఛికం' హాజరైనవారి విభాగంలో హాజరైన వారి పేరు లేదా ఇమెయిల్ చిరునామాలను జోడించి, 'నవీకరణ పంపు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. ఇప్పటికే జోడించబడిన వినియోగదారులకు కూడా మళ్లీ ఆహ్వానం అందుతుంది.
మీరు సమావేశాన్ని కూడా రద్దు చేయవచ్చు మరియు మీటింగ్ రద్దు చేయబడిన అప్‌డేట్‌తో ప్రతి ఒక్కరికి ఇమెయిల్ వస్తుంది.
సమావేశ వివరాలను తెరిచి, మీటింగ్ వివరాల టూల్‌బార్‌లో ఎగువ ఎడమ మూలలో ఉన్న ‘సమావేశాన్ని రద్దు చేయి’ బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
ఒక డైలాగ్ బాక్స్ కనిపిస్తుంది. హాజరైన వారికి రిలే చేయడానికి మీకు సందేశం ఉంటే మీరు రద్దు గమనికను జోడించవచ్చు. లేదంటే, ‘సమావేశాన్ని రద్దు చేయి’ బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
మరియు అక్కడ మీరు వెళ్ళండి. ఇది మైక్రోసాఫ్ట్ బృందాల సమావేశానికి ఆహ్వానాలను పంపడానికి కేక్ ముక్క. మీరు చేయాల్సిందల్లా మీటింగ్ షెడ్యూలర్‌కు మీరు ఆహ్వానించాలనుకుంటున్న వినియోగదారులను జోడించడం. Microsoft మీ ఆహ్వానాల స్థితిని ట్రాక్ చేయడం లేదా సమావేశాన్ని పూర్తిగా రద్దు చేయడం కూడా చాలా సులభం చేస్తుంది.