మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్‌లలో బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లను ఉపయోగించడానికి మీరు తెలుసుకోవలసిన ప్రతిదీ
వర్చువల్ మీటింగ్ అనుభవంలో భాగంగా బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లు చాలా జర్నీని కవర్ చేశాయి, అరుదైన లక్షణం నుండి ముఖ్యమైన ఫీచర్‌గా మారాయి. మీరు గ్రూప్‌లలో ఆలోచనల కోసం ఆలోచించే రిమోట్ టీమ్ అయినా లేదా తరగతి సమయంలో గ్రూప్ అసైన్‌మెంట్‌లపై విద్యార్థులు పని చేయాలని కోరుకునే టీచర్ అయినా, బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లు మీ కోసం అందుబాటులో ఉన్నాయి.
మైక్రోసాఫ్ట్ బృందాలు కూడా తమ ఆర్సెనల్‌కు అధికారిక బ్రేక్అవుట్ రూమ్ ఫీచర్‌ను జోడించాయి. మీరు ఇకపై తాత్కాలిక బ్రేక్అవుట్ గదులతో పని చేయవలసిన అవసరం లేదు. ఛానెల్‌లు బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లుగా మారడం చాలా తెలివైన హ్యాక్, కానీ ఇప్పుడు అసలు విషయాన్ని స్వీకరించే సమయం వచ్చింది. మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్స్‌లోని బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల ఫీచర్ మీటింగ్‌లో బ్రేక్అవుట్ రూమ్ సెషన్‌లను నిర్వహించడం మరియు నిర్వహించడం ఆశ్చర్యకరంగా సులభం చేస్తుంది.
బ్రేక్అవుట్ గదులను సృష్టిస్తోంది
మీటింగ్ హోస్ట్‌లు/నిర్వాహకులు మాత్రమే మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్‌లలో బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లను సృష్టించగలరు మరియు మోడరేట్ చేయగలరు.
గమనిక: ప్రస్తుతం, బ్రేక్అవుట్ రూమ్ ఫంక్షనాలిటీ Windows మరియు Mac సిస్టమ్‌ల కోసం డెస్క్‌టాప్ యాప్‌లో మాత్రమే అందుబాటులో ఉంది.
సమావేశాన్ని ప్రారంభించి, స్క్రీన్ పైభాగంలో ఉన్న మీటింగ్ టూల్‌బార్‌కి వెళ్లండి. తర్వాత, 'బ్రేక్అవుట్ రూమ్స్' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి.
బ్రేక్అవుట్ గదులను సృష్టించడానికి ఒక చిన్న విండో కనిపిస్తుంది. ముందుగా, డ్రాప్-డౌన్ మెను నుండి మీరు కలిగి ఉండాలనుకుంటున్న గదుల సంఖ్యను ఎంచుకోండి. మీరు బృందాలలో గరిష్టంగా 50 బ్రేక్అవుట్ గదులను కలిగి ఉండవచ్చు.
ఆపై, మీరు స్వయంచాలకంగా హాజరీలను బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లకు కేటాయించాలనుకుంటున్నారా లేదా మాన్యువల్‌గా ఎంచుకోవాలా. మీరు స్వయంచాలకంగా ఎంచుకుంటే, జట్లు యాదృచ్ఛికంగా పాల్గొనేవారిని బ్రేక్అవుట్ గదులకు సమానంగా విభజిస్తాయి. వివరించడానికి, మీరు కాకుండా 6 మంది పార్టిసిపెంట్‌లు మరియు 3 బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లు ఉంటే, అది ఒక్కో గదికి 2 మంది వ్యక్తులను కేటాయిస్తుంది.
మీరు మాన్యువల్‌గా ఎంచుకుంటే, ప్రతి హాజరీని విడివిడిగా బ్రేక్అవుట్ గదికి కేటాయించాలి.
గమనిక: మీరు స్వయంచాలకంగా బ్రేక్అవుట్ గదులకు వ్యక్తులను కేటాయించడాన్ని ఎంచుకోగల ఏకైక సమయం ఇది. మీరు మాన్యువల్‌గా ఎంచుకున్న తర్వాత, మొదటి నుండి గదులను పునఃసృష్టించడం ద్వారా మాత్రమే మీరు డూ-ఓవర్ పొందడానికి ఏకైక మార్గం. కానీ మీరు వ్యక్తులను స్వయంచాలకంగా కేటాయించాలని ఎంచుకుంటే, మీరు ఇప్పటికీ వారిని ఒక గది నుండి మరొక గదికి మాన్యువల్‌గా కేటాయించవచ్చు.
చివరగా, 'రూమ్‌లను సృష్టించు' క్లిక్ చేయండి.
వ్యక్తులను మాన్యువల్‌గా కేటాయించడం
మీరు వ్యక్తులను స్వయంచాలకంగా కేటాయించాలని ఎంచుకున్నప్పుడు, గదులను ఉపయోగించడం ప్రారంభించడం తప్ప మరేమీ మిగిలి ఉండదు. కానీ మీరు వేరే విధంగా ఎంచుకున్నప్పుడు, అంటే, మాన్యువల్‌గా, మీరు గదులను ఉపయోగించే ముందు వ్యక్తులను గదులకు కేటాయించే పని ఇంకా మిగిలి ఉంటుంది.
బ్రేక్అవుట్ గది ప్యానెల్ స్క్రీన్ కుడి వైపున కనిపిస్తుంది. 'అసైన్ పార్టిసిపెంట్స్' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి.
కేటాయించడానికి అందుబాటులో ఉన్న హాజరీల జాబితా ఎంపిక క్రింద కనిపిస్తుంది. మీరు ఒకే గదికి కేటాయించాలనుకుంటున్న భాగస్వాములందరినీ ఎంచుకుని, 'అసైన్ చేయి' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
గమనిక: PTSN లేదా బృందాల పరికరాలను ఉపయోగించి మీటింగ్‌లో చేరిన వ్యక్తులను ప్రస్తుతం బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లకు కేటాయించలేరు. మీరు వారి కోసం ప్రధాన సమావేశాన్ని బ్రేక్అవుట్ గదిగా ఉపయోగించవచ్చు.
గదుల జాబితా కనిపిస్తుంది. మీరు ఎంచుకున్న వ్యక్తుల కోసం గదిని ఎంచుకోండి మరియు వారు ఆ గదికి కేటాయించబడతారు. పాల్గొనే వారందరికీ వారి వారి గదులకు కేటాయించబడే వరకు పై దశలను పునరావృతం చేయండి.
బ్రేక్అవుట్ గదులను ఉపయోగించడం
మీరు పార్టిసిపెంట్‌లను రూమ్‌లకు తరలించడానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు, 'స్టార్ట్ రూమ్‌లు' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి. ఇది పాల్గొనే వారందరినీ వారి కేటాయించిన గదులకు స్వయంచాలకంగా తరలిస్తుంది.
మీరు వ్యక్తిగతంగా గదులను కూడా ప్రారంభించవచ్చు. ఆ గదికి వెళ్లి దానిపై కర్ర పెట్టు. 'మరిన్ని ఎంపికలు' చిహ్నం (మూడు-చుక్కల మెను) కనిపిస్తుంది; దానిపై క్లిక్ చేయండి. అప్పుడు, మెను నుండి 'ఓపెన్ రూమ్' ఎంచుకోండి.
మీరు సమావేశ సమయంలో మీకు కావలసినన్ని సార్లు బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లను తెరవవచ్చు మరియు మూసివేయవచ్చు.
బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లో చేరడం
మీటింగ్ హోస్ట్ ఏ బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లో భాగం కాదు, కానీ వారు కోరుకున్న సమయంలో ఏ గదిలోనైనా చేరవచ్చు. గదిలో చేరడానికి మరియు పాల్గొనే వారితో పరస్పర చర్య చేయడానికి, ఆ గది పక్కన ఉన్న ‘మరిన్ని ఎంపికలు’ చిహ్నాన్ని క్లిక్ చేసి, మెను నుండి ‘గదిలో చేరండి’ని ఎంచుకోండి.
సమావేశానికి తిరిగి రావడానికి, 'నిష్క్రమించు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. ఇది మిమ్మల్ని మీటింగ్‌కి స్వయంచాలకంగా తిరిగి పంపుతుంది.
మీరు బ్రేక్అవుట్ గది నుండి ప్రధాన సమావేశానికి తిరిగి వచ్చిన ప్రతిసారీ, మీటింగ్ హోల్డ్‌లో ఉంటుంది. ఆర్గనైజర్ మరియు పార్టిసిపెంట్స్ ఇద్దరికీ ఇది నిజం. మీ చివరి నుండి సమావేశాన్ని కొనసాగించడానికి 'రెస్యూమ్' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. మీరు అన్ని బ్రేక్అవుట్ గదుల మధ్య అదేవిధంగా దూకవచ్చు.
గది పేరు మార్చడం
బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల కోసం మైక్రోసాఫ్ట్ రూమ్‌లలో మీరు మార్చగలిగే కొన్ని డిఫాల్ట్ సెట్టింగ్‌లు ఉన్నాయి. వాటిలో ఒకటి గదుల పేర్లు. డిఫాల్ట్‌గా, రూమ్‌లకు రూమ్ 1, రూమ్ 2 అని పేరు పెట్టారు. గది పేరు మార్చడానికి, 'మరిన్ని ఎంపికలు'కి వెళ్లి, మెను నుండి 'గది పేరు మార్చు'ని ఎంచుకోండి.
ఆపై, కొత్త పేరును నమోదు చేసి, మార్పులను సేవ్ చేయడానికి 'గది పేరు మార్చు' క్లిక్ చేయండి. రూమ్‌ల పేరును మరింత గుర్తించదగినదిగా మార్చడం వలన వాటిని మోడరేట్ చేయడం సులభం అవుతుంది.
రూమ్‌లకు ప్రకటన పంపుతోంది
మోడరేటర్‌గా, మీరు సమయ నవీకరణలను అందించడం, చర్చల ప్రాంప్ట్‌లు, ఆలోచనలు, ఉపయోగకరమైన వనరులు మొదలైనవాటిని పంచుకోవడం వంటి ప్రకటనలను బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లకు పంపవచ్చు.
'బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లు' ఎగువన ఉన్న 'మరిన్ని ఎంపికలు'కి వెళ్లి, మెను నుండి 'ఒక ప్రకటన చేయి'ని ఎంచుకోండి.
ఆపై మీ సందేశాన్ని టైప్ చేసి, 'పంపు' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి.
బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లలో పాల్గొనేవారు చాట్ నుండి ప్రకటనను చదవగలరు. మీ ప్రధాన బృందాల చాట్ లిస్ట్‌లో మీటింగ్ తర్వాత బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల చాట్ కూడా అందుబాటులో ఉంటుంది.
గదులను మూసివేయడం
మీరు అన్ని గదులను ఒకేసారి మూసివేయవచ్చు లేదా వ్యక్తిగత గదులను మూసివేయవచ్చు.
అన్ని బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లను ఏకకాలంలో మూసివేయడానికి 'రూమ్‌లను మూసివేయి'ని క్లిక్ చేయండి.
ఒకే గదిని మూసివేయడానికి, గదికి వెళ్లి, 'మరిన్ని ఎంపికలు'పై క్లిక్ చేయండి. తర్వాత మెనులో ‘క్లోజ్ రూమ్’ ఎంచుకోండి.
ప్రధాన సమావేశానికి తిరిగి వచ్చిన తర్వాత, ప్రతి ఒక్కరూ సమావేశాన్ని హోల్డ్ నుండి కొనసాగించాలి.
గమనిక: మీరు ప్రధాన సమావేశాన్ని ముగించాలనుకుంటే, ముందుగా బ్రేక్అవుట్ గదులను మూసివేయడం ముఖ్యం. మీరు చేయకుంటే, బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల సమావేశం కొనసాగుతూనే ఉంటుంది.
అదనపు సెట్టింగ్‌లు
గదులకు ఆటోమేటిక్ ఎంట్రీని ఆఫ్ చేయడం: డిఫాల్ట్‌గా, మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్‌లలోని బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లు కాన్ఫిగర్ చేయబడి ఉంటాయి, మీరు గదిని ప్రారంభించిన వెంటనే, పార్టిసిపెంట్‌లు ఆటోమేటిక్‌గా రూమ్‌కి తరలించబడతారు. కానీ మీరు ఆటోమేటిక్ ఎంట్రీని కోరుకోకపోతే, మీరు ఈ సెట్టింగ్‌ను ఆఫ్ చేయవచ్చు. సెట్టింగ్ ఆఫ్‌లో ఉన్నప్పుడు, మీరు బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ని తెరిచినప్పుడు అందులో చేరాల్సిందిగా పాల్గొనే వారికి సందేశం వస్తుంది. ఆపై వారు 'చేరండి' బటన్‌ను క్లిక్ చేయడం ద్వారా గదిలో ఎప్పుడు చేరాలో నిర్ణయిస్తారు.
ఈ సెట్టింగ్‌ని ఆఫ్ చేయడానికి, బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల ప్యానెల్‌కి వెళ్లి, 'మరిన్ని ఎంపికలు'పై క్లిక్ చేయండి. అప్పుడు, మెను నుండి 'రూమ్‌ల సెట్టింగ్‌లు' ఎంచుకోండి. గదులు మూసివేయబడినప్పుడు మాత్రమే మీరు గది సెట్టింగ్‌లను యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
ఆపై, 'వ్యక్తులను స్వయంచాలకంగా గదుల్లోకి తరలించండి' కోసం టోగుల్‌ను ఆఫ్ చేయండి.
ప్రధాన సమావేశానికి తిరిగి రావడానికి పాల్గొనేవారిని అనుమతించండి: మైక్రోసాఫ్ట్ టీమ్స్‌లోని డిఫాల్ట్ కాన్ఫిగరేషన్ పాల్గొనేవారిని వారి స్వంత ఒప్పందం ప్రకారం ప్రధాన సమావేశానికి తిరిగి రాకుండా నిరోధిస్తుంది. మీరు, అంటే, మీటింగ్ హోస్ట్, బ్రేక్అవుట్ గదిని మూసివేసినప్పుడు మాత్రమే వారు పెద్ద మీటింగ్‌లో చేరగలరు. వారికి బ్రేక్అవుట్ గది నుండి నిష్క్రమించడానికి ఎంపికను అందించడానికి, ఈ సెట్టింగ్‌ని ఆన్ చేయండి.
‘మరిన్ని ఎంపికలు’ ఐకాన్‌కి వెళ్లి, ‘రూమ్‌ల సెట్టింగ్‌లు’ ఎంచుకోండి. ఆపై, 'పాల్గొనేవారు ప్రధాన సమావేశానికి తిరిగి రావచ్చు' కోసం టోగుల్‌ను ఆన్ చేయండి. అలా చేయడం వల్ల హోస్ట్‌కి ఉన్నట్లే పార్టిసిపెంట్‌ల కోసం బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌కి ‘నిష్క్రమించు’ బటన్ జోడించబడుతుంది.
ప్రజలను తరలించండి: ఒకరిని ఒక బ్రేక్అవుట్ గది నుండి మరొక గదికి తరలించడానికి, వ్యక్తి ప్రస్తుతం ఉన్న గదికి వెళ్లి దానిపై క్లిక్ చేయండి. గదిలో పాల్గొనే వారందరి జాబితా కనిపిస్తుంది.
మీరు తరలించాలనుకుంటున్న వ్యక్తుల పేరు(ల)ను ఎంచుకుని, 'అసైన్' బటన్‌ను క్లిక్ చేయండి. ఆపై, వాటిని తరలించడానికి మరొక గదిని ఎంచుకోండి లేదా వాటిని పూర్తిగా బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల నుండి తరలించడానికి 'అన్‌సైన్డ్' ఎంచుకోండి.
రూమ్‌లను జోడించండి మరియు తొలగించండి: మీరు మీటింగ్ సమయంలో ఒక సమయంలో మరిన్ని గదులను జోడించవచ్చు లేదా ప్రస్తుత గదులను తొలగించవచ్చు.
గదిని జోడించడానికి, బ్రేక్అవుట్ గది ప్యానెల్‌కి వెళ్లి, 'గదిని జోడించు' ఎంపికను క్లిక్ చేయండి. ఒక కొత్త గది తక్షణమే సృష్టించబడుతుంది.
గదిని తొలగించడానికి, గదికి వెళ్లి, 'మరిన్ని ఎంపికలు' క్లిక్ చేయండి. ఆపై మెను నుండి 'డిలీట్ రూమ్' ఎంచుకోండి.
గదులను పునఃసృష్టించు: మీరు ఇప్పటికే ఉన్న బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లను పూర్తిగా స్క్రాప్ చేసి, మొదటి నుండి ప్రారంభించాలనుకుంటే, అది కూడా సాధ్యమే. బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌ల ప్యానెల్ ఎగువన ఉన్న 'మరిన్ని ఎంపికలు'కి వెళ్లి, ఆపై మెను నుండి 'రూమ్‌లను రీక్రియేట్ చేయి'ని ఎంచుకోండి. ఇప్పటికే ఉన్న గదులు తొలగించబడతాయి మరియు గదులను సృష్టించే విండో మళ్లీ కనిపిస్తుంది.
పెద్ద సమావేశాలలో బహిరంగంగా లేదా అర్థవంతమైన చర్చలు జరపడం కష్టంగా ఉంటుంది, ప్రత్యేకించి సృజనాత్మకత అవసరమైనప్పుడు. బ్రేక్అవుట్ రూమ్‌లు వ్యక్తులు చిన్న సమూహాలలో సమర్ధవంతంగా ఆలోచించడంలో సహాయపడతాయి.